Положення про Архівний підрозділ

ЗАТВЕРДЖЕНО 

наказом голови

Харківського районного суду

Харківської області

від 19.10.2017 № 05-02/114

ПОЛОЖЕННЯ

ПРО АРХІВНИЙ ПІДРОЗДІЛ

ХАРКІВСЬКОГО РАЙОННОГО СУДУ

ХАРКІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ

1. Згідно із Законом України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» Харківський районний суд Харківської області створив архівний підрозділ для тимчасового зберігання архівних документів, що нагромадилися за час їх діяльності, використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян.
2. Архівний підрозділ є структурним підрозділом Харківського районного суду Харківської області.
3. 3. У своїй діяльності архівний підрозділ керується Конституцією і законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами та положенням про архівний підрозділ Харківського районного суду Харківської області, яке розробляється на підставі Типового положення про архівний підрозділ державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 10.02.2012 № 232/5.

Положення про архівний підрозділ суду, що є джерелом формування Національного архівного фонду, погоджується з архівним відділом Харківської районної державної адміністрації Харківської області, після чого затверджується головою суду.

4. Архівний підрозділ працює відповідно до річного плану, який затверджує голова суду, і звітує перед ним про проведену роботу.
5. Коло службових обов'язків працівників архівного підрозділу визначається посадовими інструкціями, які затверджує керівник апарату суду.
6. Основними завданнями архівного підрозділу є:

• приймання від структурних підрозділів суду та зберігання архівних документів з різними видами матеріальних носіїв інформації;
• контроль разом зі службою діловодства стану зберігання та правильності оформлення документів у структурних підрозділах суду;
• участь у складанні та погодженні зведеної номенклатури справ суду, перевіряння відповідності формування документів у справи згідно із затвердженою номенклатурою;

-    ведення державного обліку документів Національного архівного фонду та щорічне подання відомостей про їх кількість за формою, встановленою Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, зареєстрованими у Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181 (далі - Правила), архівному відділу Харківської районної державної адміністрації Харківської області;

-    проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії організації проектів описів справ постійного зберігання, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, актів про вилучення документів з Національного архівного фонду, актів про невиправні пошкодження документів Національного архівного фонду, актів про невиправні пошкодження документів тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу);

-    створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів;

-    організація користування архівними документами, надання архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним і фізичним особам відповідно до Правил;

-   підготовка, передавання та транспортування (за рахунок організації) документів Національного архівного фонду до відповідної державної архівної установи, архівного відділу Харківської районної державної адміністрації Харківської області;

-    участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників суду, які відповідають за роботу з документами.

7. Для виконання покладених на архівний підрозділ завдань йому надається право:

• вимагати від структурних підрозділів суду передавання на зберігання документів, оформлених згідно з чинним законодавством;
• повертати структурним підрозділам на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог;
• надавати структурним підрозділам суду рекомендації з питань, що входять до компетенції архіву;
• запитувати від структурних підрозділів суду відомості, необхідні для роботи;
• інформувати голову суду та керівника апарату суду про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;
• брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарадах, що проводяться в суді, в разі розгляду на них питань роботи з документами.

8. Керівник архівного підрозділу призначається на посаду і звільняється з посади керівником апарату Харківського районного суду Харківської області.

На посаду архіваріуса (керівника архівного підрозділу) призначається особа, яка відповідає освітньо-кваліфікаційним вимогам зазначеним в посадовій інструкції.

Відповідальним за виконання покладених на архівний підрозділ завдань і функцій є керівник архіву.

9. До складу документів архівного підрозділу входять:

-        документи з паперовою основою, внесені до Національного архівного фонду, тривалого (понад 10 років) зберігання, створені структурними підрозділами суду, та документи з кадрових питань (особового складу);

-        науково-технічна документація, аудіовізуальні та електронні документи, створені судом або одержані ним на законних підставах;

-        фонди особового походження працівників суду, які відіграли певну роль в історії розвитку тієї чи іншої сфери життєдіяльності країни або її окремого регіону;

-        документи з різними видами матеріальних носіїв інформації суду;

-        друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи архівного підрозділу суду;

-        довідковий та обліковий апарат до архівних документів.

Документи з різними видами матеріальних носіїв інформації повинні зберігатися в архіві суду окремо.

10. Документи з паперовими носіями інформації передаються в упорядкованому стані із структурних підрозділів суду до архівного підрозділу через два роки після завершення їх ведення у діловодстві відповідно до вимог, встановлених Правилами.

Науково-технічна документація передається до архівного підрозділу суду у порядку, встановленому державними стандартами України.

Аудіовізуальні документи передаються до архівного підрозділу суду одразу після завершення їх виробництва.

Електронні документи передаються до архівного підрозділу відповідно до вимог, встановлених Порядком роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1421/26198.

           СХВАЛЕНО                                                                                                                      ПОГОДЖЕНО:

           Протокол засідання ЕК                                                                                                     Протокол засідання ЕК архівного

           Харківського районного суду                                                                                            відділу Харківської районної

           Харківської області                                                                                                           державної адміністрації      

           № 8  від 03.10.2017                                                                                                         Харківської області

           Голова ЕК _______А.А. Кордіваров                                                                                   № _____ від ____  ____________

                                                                                                                                                  Голова ЕК __________О.О.Іскра