ЗАТВЕРДЖЕНО

рішенням зборів суддів

Харківського районного суду

Харківської області

від 15.07.2015 №10/8

ЗАСАДИ ВИКОРИСТАННЯ АВТОМАТИЗОВАНОЇ СИСТЕМИ ДОКУМЕНТООБІГУ

Харківського районного суду Харківської області

В редакції рішення зборів суддів Харківського районного суду

Харківської області №1/1 від 25 січня 2016 року

та зі змінами згідно з

рішенням зборів суддів Харківського районного суду

Харківської області №4/1 від 30 березня 2016 року,

рішенням зборів суддів Харківського районного суду

Харківської області №5/1 від 16 травня 2016 року,

рішенням зборів суддів Харківського районного суду Харківської області №3/2 від 24 квітня 2019 року,

рішенням зборів суддів Харківського районного суду Харківської області №4/1 від 29.04.2020, вводяться в дію з 29 квітня 2020 року,

рішенням зборів суддів Харківського районного суду Харківської області №10/1 від 15.12.2020, вводяться в дію з 15.12.2020 року,

рішенням зборів суддів Харківського районного суду Харківської області №5/2 від 17.09.2021, вводяться в дію з 17 вересня 2021 року,

рішенням зборів суддів Харківського районного суду Харківської області №6/2 від 26.10.2021

1. Загальні положення

Засади використання автоматизованої системи документообігу суду – це правила застосування Положення про автоматизовану систему документообігу суду (затвердженого рішенням Ради суддів України від 26.11.2010 № 30, зі змінами) (надалі – Положення про АСДС) з урахуванням юрисдикції та інстанційності суду, норм процесуальних кодексів та законів України.

(п. 1 зі змінами згідно з рішенням зборів суддів Харківського районного суду Харківської області №4/1 від 30 березня 2016 року)

2. Порядок функціонування автоматизованої системи

Автоматизована система забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в суді, а саме:
реєстрацію та розподіл вхідної кореспонденції, реєстрацію вихідної кореспонденції, а також внутрішніх документів суду;
розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів), визначення запасного судді, слідчого судді, присяжних та народних засідателів;
взяття на контроль та здійснення контролю за виконанням вхідних та внутрішніх документів суду, інформування голови суду, керівника апарату суду та особи, відповідальної за опрацювання документа, про закінчення строків його виконання;
фіксування етапів проходження документів до їх передачі в електронний архів, а також передачі судових справ з однієї судової інстанції до іншої;
реєстрацію процесуальних дій та документів у судовій справі;
контроль за дотриманням процесуальних строків розгляду судової справи та інформування головуючого судді (судді-доповідача), голови суду та секретаря судової палати про закінчення цих строків;
використання електронного цифрового підпису (надалі – ЕЦП) для підписання оригіналу електронного документа суду;
оперативний пошук судових справ та документів за їх реквізитами;
індексацію документів та їх контекстний пошук;
виготовлення та видачу копій судових рішень та виконавчих документів на підставі даних, що містяться в автоматизованій системі, в тому числі надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних судових рішень;
зберігання текстів судових рішень та інших документів, створених у автоматизованій системі;
відправку оригіналів електронних судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень;
надання в установленому законом порядку інформації про стан розгляду судових справ;
підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації;
формування звітності суду про стан здійснення судочинства;
надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень);
передачу судових справ до електронного архіву;
надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ.

3. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи

Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї визначаються на підставі наказів керівника апарату суду.
Налаштування автоматизованого робочого місця користувача автоматизованої системи у відповідності до функціональних обов’язків та прав доступу, визначених наказом керівника апарату суду, здійснює технічний адміністратор.
Електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після їх підписання.
Користувачі автоматизованої системи відповідно до своїх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену Положенням про АСДС інформацію.
Використання ЕЦП уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи здійснюється в порядку, визначеному Законом України «Про електронний цифровий підпис». Відмова користувача автоматизованої системи, уповноваженого на використання ЕЦП, від отримання та використання ЕЦП з будь-яких підстав не допускається.
Користувачі автоматизованої системи зобов’язані виконувати вимоги Положення про АСДС та забезпечувати конфіденційність інформації, яка в ній міститься.
Персональну відповідальність за забезпечення належної організації функціонування автоматизованої системи в суді несе керівник апарату суду, а за забезпечення її належного технічного функціонування – технічний адміністратор.
Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи тягне відповідальність, установлену законом.

4. Реєстрація вхідної і вихідної кореспонденції та етапів її руху

Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується користувачами автоматизованої системи, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов’язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження. У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.
Реєстрація клопотань щодо негласних слідчих (розшукових) дій в автоматизованій системі здійснюється у встановленому чинним законодавством порядку без розкриття відомостей про особу, стосовно якої заплановано проведення негласної слідчої (розшукової) дії, та виду цієї слідчої дії.
На кожний вхідний, у тому числі процесуальний, документ в автоматизованій системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа. Особливості заповнення реєстраційної картки визначаються відповідними інструкціями з діловодства.
До реєстраційної картки може додаватися копія оригіналу паперового документу у вигляді вкладеного цифрового файлу.
Дата реєстрації та вхідний номер документа, що складається з номера за порядком у відповідному році та року реєстрації, формуються автоматизованою системою автоматично.
Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою автоматично в суді першої інстанції та залишається незмінним незалежно від проходження судової справи в інстанціях чи надходження судової справи за підсудністю з іншого суду будь-якої юрисдикції, в тому числі в разі повторного надходження судової справи після її належного оформлення, та який повинен обов’язково вказуватися судами всіх інстанцій в судовому рішенні.
Автоматизованою системою може автоматично формуватися номер провадження судової справи, необхідний для діловодства відповідного суду. Цей номер може містити, зокрема, індекс, код суду, номер судової справи за порядком у поточному році, рік реєстрації, інші дані, необхідні для діловодства відповідного суду.
Вихідний номер документа, що підлягає надсиланню, автоматично формується автоматизованою системою таким чином:
у листуванні щодо судових справ вихідний номер складається з єдиного унікального номера судової справи із зазначенням через дріб номера за порядком і через дріб – поточного року;
у листуванні щодо інших документів вихідний номер складається з номера номенклатури справ суду, в якому зберігаються матеріали, із зазначенням через дріб номера за порядком у межах кожної номенклатури і через дріб – поточного року.
Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами судової справи, виправлення технічних помилок, описок тощо. Зміни та видалення реєстраційних даних фіксуються автоматизованою системою автоматично.

5. Розподіл судових справ між суддями

Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.
Визначення судді або колегії суддів для розгляду конкретної справи здійснюється автоматизованою системою шляхом:
автоматизованого розподілу судових справ під час реєстрації відповідної судової справи;
пакетного автоматизованого розподілу судових справ після реєстрації певної кількості судових справ;
розподілу судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;
визначення складу суду з метою заміни судді (суддів);
повторного автоматизованого розподілу судових справ.

(п. 5.2 в редакції згідно з рішенням зборів суддів Харківського районного суду Харківської області №4/1 від 30 березня 2016 року)

Збори суддів відповідного суду мають право визначати особливості автоматизованого розподілу судових справ у випадках, прямо передбачених Положенням про АСДС.

(п. 5.3 в редакції згідно з рішенням зборів суддів Харківського районного суду Харківської області №4/1 від 30 березня 2016 року)

Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:
за два місяці до закінчення повноважень судді;
за чотирнадцять днів, якщо інше не встановлено зборами суддів відповідного суду, до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів);
за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів;
у період відпустки судді;
за один робочий день до відрядження (за три робочі дні – якщо тривалість відрядження становить більше семи календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні;
під час тимчасової непрацездатності судді;
за один робочий день до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);
у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);
у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України – з моменту прийняття рішення про призначення;
в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.
Якщо інше не встановлено зборами суддів, дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, не враховуються при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

6. Правила здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями

Автоматизований розподіл судових справ здійснюється в автоматизованій системі за такими правилами:
із загального списку суддів визначаються судді, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу;
для суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється розрахунок коефіцієнтів навантаження;
із числа суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу з урахуванням визначених автоматизованою системою коефіцієнтів навантаження здійснюється визначення судді для розгляду конкретної судової справи за принципом випадковості.
Здійснення автоматизованого розподілу судових справ без урахування правил, зазначених у підпункті 2.3.4 пункту 2.3 Положення про АСДС, не допускається.

7. Повноваження зборів суддів щодо здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями

Збори суддів мають право запроваджувати спеціалізацію суддів з розгляду конкретних категорій судових справ.
Якщо розгляд справи здійснюється колегіально, склад колегії суддів визначається автоматизованою системою.

(п. 7.2 в редакції згідно з рішенням зборів суддів Харківського районного суду Харківської області №4/1 від 30 березня 2016 року)

Збори суддів можуть визначити склади постійно-діючих колегій суддів.

(п. 7.3 в редакції згідно з рішенням зборів суддів Харківського районного суду Харківської області №4/1 від 30 березня 2016 року)

(п. 7.4 виключено згідно з рішенням зборів суддів Харківського районного суду Харківської області №4/1 від 30 березня 2016 року)

Збори суддів мають право визначати особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ:
у випадках виконання суддями іншої роботи, не пов’язаної із здійсненням правосуддя (узагальнення судової практики, аналізи стану здійснення судочинства, участь у спеціальній підготовці кандидата на посаду судді, підготовці суддів та працівників апаратів судів, а також здійснення науково-викладацької діяльності в Національній школі суддів України);
у випадках виявлення значної різниці в навантаженні на суддів (колегію суддів);
у випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, що триває понад п’ять робочих днів, згідно з вимогами підпункту 2.3.55 пункту 2.3 Положення про АСДС;
які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі дні;
які підлягали передачі раніше визначеному в судовій справі головуючому судді (судді-доповідачу) у випадках відсутності такого судді, якщо це призведе до неможливості розгляду цих справ та матеріалів у розумні строки (підпункт 2.3.47 пункту 2.3 Положення про АСДС);
у разі повторного надходження до суду позовних заяв, апеляційних і касаційних скарг, з передбачених процесуальним законом підстав.

(п. 7.5 доповнено абзацами 5 та 6 згідно з рішенням зборів суддів Харківського районного суду Харківської області №4/1 від 30 березня 2016 року)

Збори суддів мають право визначати коефіцієнт складності категорій судових справ, особливості розподілу судових справ при виконанні суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя, коефіцієнт адміністративних посад, коефіцієнт, що враховує форму участі судді в розгляді судової справи, тощо.
Збори суддів мають право зменшити навантаження щодо розгляду справ на суддів, які обіймають адміністративні посади в суді або виконують інші обов'язки, не пов'язані із здійсненням правосуддя (секретаря судової палати, секретаря Пленуму, вченого секретаря НКР та судді, визначеного доповідачем щодо проекту постанову Пленуму або довідки про вивчення чи узагальнення судової практики, а також є членами Ради суддів України або здійснюють науково-викладацьку діяльність у Національній школі суддів України), але не більш ніж на шістдесят відсотків порівняно з навантаженням інших суддів.
Збори суддів мають право визначати необхідність врахування при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи днів, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи.
Збори суддів відповідного суду мають право розглядати питання щодо настання обставин, які унеможливлюють участь судді у розгляді судових справ, що може мати наслідком порушення строку розгляду судових справ, передбаченого відповідним процесуальним законом.
Зміни до налаштувань автоматизованої системи згідно з підпунктами 2.3.10–2.3.18 пункту 2.3 Положення про АСДС, вносяться не пізніше одного робочого дня, що передує даті їх застосування, визначеній зборами суддів відповідного суду.

8. Автоматизований розподіл судових справ між суддями

Автоматизований розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів) здійснюється з урахуванням спеціалізації суддів, у тому числі спеціалізації зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх.
За допомогою автоматизованого розподілу визначається також запасний суддя та слідчий суддя.
Якщо судова справа підлягає розгляду (перегляду) колегією суддів, при автоматизованому розподілі судових справ автоматизованою системою в місцевому суді визначається головуючий суддя.

Після визначення головуючого судді автоматизованою системою визначається склад колегії суддів із числа всіх суддів відповідного суду з урахуванням їх спеціалізації (за її наявності).

Результатом автоматичного визначення складу колегії суддів є протокол автоматичного визначення складу колегії суддів (додаток 2 до Положення про АСДС), що автоматично створюється автоматизованою системою.

(п. 8.3 в редакції згідно з рішенням зборів суддів Харківського районного суду Харківської області №4/1 від 30 березня 2016 року)

Автоматизований розподіл клопотань про надання дозволу на проведення негласної слідчої (розшукової) дії здійснюється між слідчими суддями, визначеними статтею 247 КПК України.
Відмова судді від отримання розподіленої в установленому порядку судової справи не допускається.
Автоматизований розподіл судових справ між суддями в судах, в яких відсутня спеціалізація або її застосування неможливе, здійснюється між усіма суддями.
Відповідно до визначеного процесуальним законодавством принципу незмінності складу суду, розгляд справи, як правило, проводиться визначеною автоматизованою системою колегією суддів.

Тимчасова відсутність судді-члена колегії, як правило, не може бути підставою для зміни складу колегії суддів.

У разі неможливості продовження розгляду справи одним із суддів - членів колегії (призов на військову службу, відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, довготривале перебування на лікарняному або у відпустці тощо) заміна судді-члена колегії здійснюється автоматизованою системою на підставі мотивованого розпорядження керівника апарату суду (або уповноваженої ним особи) на виконання службової записки судді-доповідача у справі з метою дотримання передбаченого законом строку розгляду цієї справи у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.23 пункту 2.3 Положення про АСДС.

Електронний примірник такого розпорядження (додаток №7 до Положення про АСДС) вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

У разі задоволення відводу або самовідводу заміна судді здійснюється автоматизованою системою на підставі рішення про відвід (самовідвід) у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.23 пункту 2.3 Положення про АСДС.

(п. 8.7 в редакції згідно з рішенням зборів суддів Харківського районного суду Харківської області №4/1 від 30 березня 2016 року)

У разі неможливості виконання суддею, який входить до складу колегії суддів, обов’язків судді (тимчасова непрацездатність, відрядження, відпустка тощо), який не є головуючим суддею (суддею-доповідачем) у судовій справі, повторний автоматизований розподіл судових справ не здійснюється. Заміна відсутнього судді, який входить до складу колегії суддів, здійснюється відповідно до встановлених засад формування складу колегій суддів.
Автоматизований розподіл судових справ, пов’язаних із виборчим процесом, процесом проведення референдуму, а також судових справ про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, здійснюється з урахуванням навантаження судді судовими справами зазначених категорій.
У разі одночасного перебування всіх суддів у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматизопрваний розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини.
У разі, коли в суді з об’єктивних підстав правосуддя здійснює один суддя, здійснення автоматизованого розподілу судових справ не буде порушенням вимог Положення про АСДС.
Результатом автоматизованого розподілу судових справ є протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями відповідного суду, що автоматично створюється автоматизованою системою.
Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про автоматизований розподіл судової справи між суддями відповідного суду. Звіт містить такі відомості: дата та час початку автоматизованого розподілу; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження (за наявності); категорія судової справи (за наявності); коефіцієнт складності судової справи (за наявності); інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження); інформація про визначення повноважень суддів; інформація про визначення головуючого судді (судді-доповідача) за випадковим числом; інформація про визначення складу колегії суддів (за наявності) за випадковим числом; версія автоматизованої системи; час закінчення автоматизованого розподілу; тривалість автоматизованого розподілу. Доступ для коригування протоколу та звіту щодо автоматизованого розподілу судової справи між суддями автоматично блокується автоматизованою системою.
Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів автоматизованої системи щодо автоматизованого розподілу судової справи між суддями не може бути обмежений.
Протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.
Звіт про автоматизований розподіл судової справи між суддями може бути роздрукований для службового використання в суді.
У разі необхідності розгляду судової справи колегією суддів у суді першої інстанції після проведення автоматизованого розподілу судової справи між суддями здійснюється повторний автоматизований розподіл судової справи з метою збільшення складу суду у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.23 пункту 2.3 Положення про АСДС.

(п. 8.17 в редакції згідно з рішенням зборів суддів Харківського районного суду Харківської області №4/1 від 30 березня 2016 року)

(п.п. 8.18-8.30 виключено згідно з рішенням зборів суддів Харківського районного суду Харківської області №4/1 від 30 березня 2016 року)

8.18. У разі заявлення відводу (самовідводу) слідчому судді при розгляді матеріалів категорії «1-кс», який чергує згідно встановленого графіку у вихідні та святкові дні, автоматизований розподіл такої заяви здійснюється на всіх суддів суду (крім випадків перебування судді у відпустці, відрядженні, а також тимчасової непрацездатності судді). Визначення судді здійснюється автоматизованою системою документообігу суду в порядку статті 35 Кримінального процесуального кодексу України.

(пункт 8.18 в редакції згідно з рішенням зборів суддів Харківського районного суду Харківської області №4/1 від 29.04.2020, вводяться в дію з 29 квітня 2020 року).

8.19. Якщо в провадження суду надійшло кримінальне провадження стосовно групи осіб, щодо однієї з яких в провадженні суду вже перебуває кримінальне провадження, то кримінальне провадження, яке надійшло до суду, передається на авторозподіл. Визначення судді здійснюється автоматизованою системою документообігу суду в порядку статті 35 Кримінального процесуального кодексу України.»

(пункт 8.19 в редакції згідно з рішенням зборів суддів Харківського районного суду Харківської області №10/1 від 15.12.2020, вводяться в дію з 15 грудня 2020 року).

8.20. У разі припинення здійснення повноважень судді (відставка, звільнення з посади судді, інші підстави) заяви, скарги, клопотання з процесуальних питань, пов’язаних з виконанням судових рішень у цивільних справах та рішень інших органів (посадових осіб), згідно Цивільного процесуального кодексу України, заяви, скарги, клопотання з процесуальних питань, пов’язаних з виконанням судових рішень, згідно Кодексу адміністративного судочинства України, заяви, скарги, клопотання з процесуальних питань, пов’язаних із виконанням вироку, згідно Кримінального процесуального кодексу України, а також заяви і клопотання, пов’язані із судовим витратами передаються на авторозподіл та здійснюється визначення судді автоматизованою системою документообігу суду, а в подальшому заяви, скарги, клопотання зазначеної категорії, які надійшли до суду передаються раніше визначеному судді (який останній брав участь у розгляді відповідних заяв, скарг, клопотань).

(пункт 8.20 розділу 8 в редакції згідно з рішенням зборів суддів Харківського районного суду Харківської області №10/1 від 15.12.2020, вводяться в дію з 15 грудня 2020 року).

8.21. У разі надходження до суду обвинувального акту щодо вчинення кримінального проступку, який підлягає розгляду в спрощеному провадженні, обвинувальний акт передається на автоматизований розподіл, для визначення судді в порядку статті 35 Кримінального процесуального кодексу України.» (пункт 8.21 розділу 8 в редакції згідно з рішенням зборів суддів Харківського районного суду Харківської області №5/2 від 17.09.2021, вводяться в дію з 17 вересня 2021 року).

8.22. Якщо, у період перебування судді на лікарняному, в провадженні якого перебуває кримінальне провадження по якому надійшло клопотання про обрання або продовження запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, таке клопотання підлягає передачі для розгляду до іншого судді, визначеного в порядку, встановленому частиною третьою статті 35 КПК України. Реєстрація відповідного клопотання в автоматизованій системі документообігу суду здійснюється в категорії матеріалів «1-в» - інші клопотання".

«зміни згідно з пунктом 8.22 розділу 8 в редакції згідно з рішенням зборів суддів Харківського районного суду Харківської області №6/2 від 26.10.2021, вводяться в дію з 26 жовтня 2021 року, та діють на період визначеного на території України карантину, пов’язаного з розповсюдженням коронавірусу COVID-19, відповідно до Закону України «Про внесення зміни до пункту 20-5 розділу XI "Перехідні положення" Кримінального процесуального кодексу України щодо особливостей судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні та розгляду окремих питань під час судового провадження на період дії карантину, встановленого Кабінетом Міністрів України з метою запобігання поширенню коронавірусної хвороби (COVID-19)».

9. Визначення запасного судді у кримінальному провадженні

Запасний суддя визначається за правилами автоматизованого розподілу справ між суддями.
Результатом визначення запасного судді є протокол автоматичного визначення запасного (слідчого) судді, що автоматично створюється автоматизованою системою.
Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про автоматичне визначення запасного судді. Звіт містить такі відомості: дата та час початку автоматичного визначення запасного судді; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження (за наявності); категорія судової справи (за наявності); коефіцієнт складності судової справи (за наявності); інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження); інформація про визначення повноважень суддів; інформація про визначення запасного судді за випадковим числом; версія автоматизованої системи; час закінчення автоматичного визначення запасного судді; тривалість автоматичного визначення запасного судді. Доступ для коригування протоколу та звіту щодо автоматичного визначення запасного судді автоматично блокується автоматизованою системою.
Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо автоматичного визначення запасного суддіавтоматизованої системи не може бути обмежений.
Протокол автоматичного визначення запасного судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.
Звіт про автоматичне визначення запасного судді може бути роздрукований для службового використання в суді.

10. Заміна основного судді запасним суддею у кримінальному провадженні

У разі заміни основного судді запасним суддею створюється протокол заміни основного судді запасним суддею, що автоматично створюється автоматизованою системою.
Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про заміну основного судді запасним суддею. Звіт містить такі відомості: дата та час початку заміни основного судді запасним суддею; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження (за наявності); категорія судової справи (за наявності); коефіцієнт складності судової справи (за наявності); інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження); інформація щодо заміни основного судді запасним суддею; версія автоматизованої системи; час закінчення заміни основного судді запасним суддею; тривалість автоматичного розподілу. Доступ для коригування протоколу та звіту щодо заміни основного судді запасним суддею автоматично блокується автоматизованою системою.
Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо заміни основного судді запасним суддею автоматизованої системи не може бути обмежений.
Протокол заміни основного судді запасним суддею роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.
Звіт про заміну основного судді запасним суддею може бути роздрукований для службового використання в суді.

11. Визначення слідчого судді

Визначення слідчого судді здійснюється за правилами автоматизованого розподілу, згідно з вимогами підпункту 2.3.4 пункту 2.3. Положення про АСДС.

Кількість слідчих суддів у суді визначається зборами суддів та, як правило, не може перевищувати 50% від фактичної чисельності суддів, які здійснюють правосуддя.

Якщо склад суду складається із 3 суддів, то кількість слідчих суддів не може бути меншою 2 суддів.

(п. 11.1 в редакції згідно з рішенням зборів суддів Харківського районного суду Харківської області №4/1 від 30 березня 2016 року)

Результатом визначення слідчого судді є протокол автоматичного визначення слідчого судді, що автоматично створюється автоматизованою системою.
Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про автоматичне визначення слідчого судді. Звіт містить такі відомості: дата та час початку автоматичного визначення слідчого судді; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження (за наявності); категорія судової справи (за наявності); коефіцієнт складності судової справи (за наявності); інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження); інформація про визначення повноважень суддів; інформація про визначення слідчого судді за випадковим числом; версія автоматизованої системи; час закінчення автоматичного визначення слідчого судді; тривалість автоматизованого розподілу.
Доступ для коригування протоколу та звіту щодо автоматичного визначення слідчого судді автоматично блокується автоматизованою системою.
Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо автоматичного визначення слідчого судді автоматизованої системи не може бути обмежений.
Протокол автоматичного визначення слідчого судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.
Звіт про автоматичне визначення слідчого судді може бути роздрукований для службового використання в суді.

12. Розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді

Судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, передаються раніше визначеному у судовій справі головуючому судді (судді-доповідачу), ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа.

(п. 12.1 в редакції згідно з рішенням зборів суддів Харківського районного суду Харківської області №4/1 від 30 березня 2016 року)

Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді (судді-доповідачу, слідчому судді) передаються також:
судові справи, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;
судові справи про перегляд заочного рішення;
судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов'язані із виконанням судових рішень, передбачені статтями 368–373, 378 Цивільного процесуального кодексу України, статтями 259–264, 267 (крім частини дев’ятої статті 267) Кодексу адміністративного судочинства України, статтею 535 Кримінального процесуального кодексу України, статтею 304 Кодексу України про адміністративні правопорушення;

(абзац 3 п. 12.2 зі змінами згідно з рішенням зборів суддів Харківського районного суду Харківської області №4/1 від 30 березня 2016 року)

клопотання про вирішення питання, пов’язаного з виконанням вироку, у судових справах, які розглянуті даним судом;
клопотання (подання), пов’язані із виконанням судових рішень у кримінальних провадженнях (справах) (категорія «1-в») стосовно однієї особи;

(абзац 5 п. 12.2 зі змінами згідно з рішенням зборів суддів Харківського районного суду Харківської області №4/1 від 30 березня 2016 року)

матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;
(абзац 7 п.12.2. виключено згідно з рішенням зборів суддів Харківського районного суду Харківської області №5/1 від 16 травня 2016 року);
судові справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день;

(абзац 9 п.12.2. виключено згідно з рішенням зборів суддів Харківського районного суду Харківської області №5/1 від 16 травня 2016 року)

(абзац 10 п. 12.2 виключено згідно з рішенням зборів суддів Харківського районного суду Харківської області №4/1 від 30 березня 2016 року)

заяви про відновлення втраченого судового провадження;
заяви про забезпечення позову, доказів, а також їх скасування;
клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню під час досудового розслідування (категорія «1-кс»);
зустрічний позов та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, для вирішення питання щодо спільного їх розгляду;
(абзац 15 п.12.2. виключено згідно з рішенням зборів суддів Харківського районного суду Харківської області №5/1 від 16 травня 2016 року);
після роз’єднання (виділення) судових справ виділена в окреме провадження судова справа реєструється як така, що надійшла вперше, та передається судді, яким ухвалено рішення про роз'єднання кількох поєднаних в одному провадженні вимог у самостійні провадження чи виділення в окреме провадження;
апеляційні скарги на ухвали суду по цивільним справам, провадження по яким закінчено, а питання про прийняття яких повинно вирішуватися судом першої інстанції, у відповідності до ч. 2 ст. 293 ЦПК України;
матеріали категорії «1-кс» на стадії досудового розслідування (розгляд яких є компетенцією слідчого судді), у межах одного кримінального провадження, в якому вже було визначено слідчого суддю відповідно до статті 35 КПК України, у випадку виключення такого слідчого судді з автоматизованого розподілу справ (з підстав відпустки, відрядження, на час тимчасової непрацездатності судді), слідчий суддя визначається в порядку статті 35 КПК України і цьому слідчому судді передаються матеріали категорії «1-кс», які надійшли в період виключення з автоматизованого розподілу справ відсутнього слідчого судді. Матеріали категорії «1-кс» передаються слідчому судді в порядку, передбаченому підпунктом 2.3.45 пункту 2.3. Положення – лише на час відсутності визначеного вперше у даному кримінальному провадженні слідчого судді.»

(пункт 18 розділу 12 зі змінами, внесеними згідно з рішенням зборів суддів Харківського районного суду Харківської області №3/2 від 24.04.2019)

У разі надходження до суду матеріалів кримінального провадження для вирішення питання про об’єднання стосовно особи, щодо якої вже здійснюється провадження в суді у колегіальному складі суду, такі матеріали передаються раніше визначеному складу суду (колегії суддів) для вирішення питання про об’єднання матеріалів кримінального провадження. Якщо складом суду (колегією суддів) прийнято рішення про відмову у об’єднанні матеріалів, які надійшли до суду, кримінальне провадження передається на автоматизований розподіл, для визначення судді в порядку статті 35 Кримінального процесуального кодексу України.

(пункт 19 розділу 12 в редакції згідно з рішенням зборів суддів Харківського районного суду Харківської області №10/1 від 15.12.2020, вводяться в дію з 15 грудня 2020 року).

Якщо в провадженні суду перебувають матеріали щодо кримінального проступку або щодо злочину, а до суду надійшли матеріали кримінального провадження відповідно щодо злочину або щодо проступку для об’єднання, кримінальне провадження передається раніше визначеному судді для вирішення питання про об’єднання, відповідно до положень статті 334 Кримінального процесуального кодексу України. Якщо судом, в провадженні якого вже перебуває кримінальне провадження, прийнято рішення про відмову у об’єднанні матеріалів, кримінальне провадження, яке надійшло до суду пізніше передається на автоматизований розподіл. Визначення судді здійснюється автоматизованою системою документообігу суду в порядку статті 35 Кримінального процесуального кодексу України.

(пункт 20 розділу 12 в редакції згідно з рішенням зборів суддів Харківського районного суду Харківської області №10/1 від 15.12.2020, вводяться в дію з 15 грудня 2020 року).

Якщо, в період здійснення повноважень слідчого судді, на розгляді у якого перебували матеріали категорії «1-кс» на стадії досудового розслідування (розгляд яких є компетенцією слідчого судді) по одному кримінальному провадженню, а до суду надійшли відповідні матеріали категорії «1-кс», такі матеріали передаються тому слідчому судді, який раніше за інших слідчих суддів був визначений по цьому кримінальному провадженні, які також брали участь у цьому кримінальному провадженні.

(пункт 21 розділу 12 в редакції згідно з рішенням зборів суддів Харківського районного суду Харківської області №10/1 від 15.12.2020, вводяться в дію з 15 грудня 2020 року).

Результатом розподілу судової справи шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді є протокол передачі судової справи раніше визначеному складу суду, що створюється в автоматизованій системі уповноваженою особою апарату суду.
Протокол передачі судової справи раніше визначеному судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

13. Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями

Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями застосовується у випадках визначених законом, а також з метою заміни одного, декількох суддів, всього складу суду, збільшення складу суду в порядку, визначеному підпунктами 2.3.4, 2.3.23 Положення про АСДС.

(п. 13.1 в редакції згідно з рішенням зборів суддів Харківського районного суду Харківської області №4/1 від 30 березня 2016 року)

Винятково у разі, коли суддя (судді) у передбачених законом випадках не може (не можуть) продовжувати розгляд справи, невирішені судові справи передаються для повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки), що додається до матеріалів справи.

(п. 13.2 в редакції згідно з рішенням зборів суддів Харківського районного суду Харківської області №4/1 від 30 березня 2016 року)

(п.п. 13.3-13.4 виключено згідно з рішенням зборів суддів Харківського районного суду Харківської області №4/1 від 30 березня 2016 року)

У разі тимчасової непрацездатності понад 14 днів раніше визначеного судді, або перебування його у відпустці понад 14 днів, або настання обставин, які унеможливлюють участь раніше визначеного судді (головуючого) у розгляді питання про прийняття апеляційної скарги, або припинення повноважень раніше визначеного судді щодо здійснення ним правосуддя, звільнення його з посади судді або перебування у відпустці по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного чи шестирічного віку, що призводить до порушення строків вирішення справи призначається повторний автоматизований розподіл, якщо інше не встановлено цими Засадами.
Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється також:
у разі, коли матеріали про адміністративні правопорушення в порядку КУпАП, по яким забезпечено присутність особи, щодо якої складено протокол про адміністративне правопорушення, у разі перебування раніше визначеного судді в нарадчій кімнаті протягом робочого дня на підставі рапорту помічника відповідного судді;

(абзац 2 п.13.6 виключено згідно з рішенням зборів суддів Харківського районного суду Харківської області №5/1 від 16 травня 2016 року)

За вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки) здійснюється повторний автоматизований розподіл судових справ у разі виявлення очевидних помилок в налаштуваннях автоматизованої системи діловодства суду при автоматизованому розподілі справ, що призвели до порушення порядку визначення судді (колегії суддів) для розгляду справи.

(п. 13.7 в редакції згідно з рішенням зборів суддів Харківського районного суду Харківської області №4/1 від 30 березня 2016 року)

(п. 13.8 виключено згідно з рішенням зборів суддів Харківського районного суду Харківської області №4/1 від 30 березня 2016 року)

Результатом повторного автоматизованого розподілу судової справи є протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями відповідного суду, що автоматично створюється автоматизованою системою.

(п. 13.9 згідно з рішенням зборів суддів Харківського районного суду Харківської області №4/1 від 30 березня 2016 року викласти в новій редакції, яка вводяться в дію з 01 серпня 2016 року:

«13.9. Результатом повторного автоматизованого розподілу судової справи є протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями відповідного суду (додаток 13 до Положення про АСДС), що автоматично створюється автоматизованою системою.»)

Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про повторний автоматизований розподіл судової справи між суддями відповідного суду, який містить такі відомості:
дата та час початку повторного автоматизованого розподілу;
єдиний унікальний номер судової справи;
номер провадження (за наявності);
категорія судової справи (за наявності);
коефіцієнт складності судової справи (за наявності);
інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження);
інформація щодо визначення повноважень суддів;
інформація про визначення головуючого судді (судді-доповідача) за випадковим числом;
інформація про визначення складу колегії суддів;
підстави проведення повторного автоматизованого розподілу;
версія автоматизованої системи;
час закінчення повторного автоматизованого розподілу;
тривалість автоматизованого розподілу.
Доступ для коригування протоколу та звіту щодо повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями автоматично блокується автоматизованою системою.
Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями автоматизованої системи не може бути обмежений.
Протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.
Звіт про повторний автоматизований розподіл судової справи між суддями може бути роздрукований для службового використання в суді.

14. Передача судових справ для подальшого розгляду суддею (колегією суддів)

Після автоматизованого розподілу судових справ автоматизованою системою відповідальна особа суду не пізніше наступного робочого дня передає судові справи визначеному автоматизованою системою головуючому судді (судді-доповідачу).
Інформація щодо процесуальних дій та судових рішень вноситься до автоматизованої системи відповідним користувачем автоматизованої системи.

15. Надання інформації про стан розгляду судових справ

На виконання вимог закону надається інформація щодо дати надходження судової справи до суду, єдиного унікального номера судової справи, номера провадження (за наявності), прізвища учасників процесу, дати та часу призначення судової справи до розгляду, місця проведення судового засідання, дати розгляду судової справи, а також інформація про надходження апеляційних чи касаційних скарг, заяв про перегляд судових рішень за нововиявленими обставинами, заяв про перегляд судових рішень Верховним Судом України та їх розгляду.
Видача копії судового рішення здійснюється відповідно до процесуального законодавства і Закону України «Про доступ до судових рішень».
Виконавчий документ формується в автоматизованій системі та видається (надсилається) відповідно до чинного законодавства в роздрукованому вигляді (шляхом роздрукування оригіналу відповідного електронного документа суду).
На веб-порталі судової влади України щоденно оприлюднюється така інформація:
список судових справ, призначених до розгляду (дата та час розгляду судової справи; склад суду; єдиний унікальний номер судової справи; сторони у справі; суть судової справи). У разі, якщо суд розташований в декількох приміщеннях, у списку зазначається адреса приміщення суду. Для місцевих та апеляційних загальних судів додатково зазначається форма судочинства;
список апеляційних скарг (єдиний унікальний номер судової справи; дата надходження судової справи; сторони у судовій справі; дата надходження апеляційної скарги; дата надсилання судової справи до апеляційного суду). Такий список оприлюднюється на веб-сайтах місцевих судів;
список автоматично розподілених судових справ (єдиний унікальний номер судової справи; дата надходження судової справи; дата визначення складу суду;склад суду; сторони у судовій справі; суть судової справи);
інформація щодо стадій розгляду судових справ.
Не оприлюднюється інформація щодо сторін та суті судової справи, якщо таке обмеження встановлено чинним законодавством.
Списки формуються автоматично на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації.

16. Надсилання електронних документів до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ

Оригінали електронних судових рішень, засвідчені ЕЦП, направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень у порядку, визначеному Порядком ведення Єдиного державного реєстру судових рішень.
Надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ здійснюється автоматизованою системою в автоматичному режимі відповідно до регламентів, затверджених спільними наказами ДСА України та відповідних державних органів і установ.

17. Забезпечення безпеки автоматизованої системи та моніторинг її функціонування

Забезпечення захисту інформаційних ресурсів автоматизованої системи здійснюється шляхом застосування засобів і методів технічного захисту інформації, впровадження організаційних та інженерно-технічних заходів комплексної системи захисту інформації, спрямованих на недопущення блокування інформації, несанкціонованого доступу до неї, її модифікації або спотворення.
Забезпечення цілісності та збереження інформаційних ресурсів автоматизованої системи здійснюється шляхом застосування відповідного програмного забезпечення і технічних ресурсів, комплексів, організаційних заходів.
Для підтримки працездатності автоматизованої системи, моніторингу її функціонування суди надсилають до адміністратора автоматизованої системи базу даних автоматизованої системи суду не пізніше наступного робочого дня після отримання від адміністратора автоматизованої системи відповідного запиту.
Доручення адміністратора автоматизованої системи щодо порядку функціонування автоматизованої системи в судах є обов’язковими до виконання.
Збори суддів відповідного суду за необхідності заслуховують керівника апарату суду з питань функціонування автоматизованої системи, стану розподілу судових справ з метою дотримання збалансованого навантаження суддів.

18. Перехідні положення

Апеляційні скарги на судові рішення по кримінальним справам, які розглядаються в порядку КПК України в редакції 1960 року, у випадках визначених підпунктом 13.5 пункту 13 цих Засад, передаються судді відповідно до розпорядження голови суду або заступника голови суду.
Питання про розподіл судових справ у випадках, які не передбачені цими Засадами, вирішуються зборами суддів Харківського районного суду Харківської області.
Встановити, що зміни, внесені до пункту 13.9 цих Засад згідно з рішенням зборів судді Харківського районного суду Харківської області №4/1 від 23.03.2016, вводяться в дію з 01 серпня 2016 року

(розділ 18 доповнено п. 18.3 згідно з рішенням зборів суддів Харківського районного суду Харківської області №4/1 від 30 березня 2016 року)

ЗАТВЕРДЖЕНО

рішенням зборів суддів

Харківського районного суду

Харківської області

від 15.07.2015 №10/8

ЗАСАДИ ВИКОРИСТАННЯ АВТОМАТИЗОВАНОЇ СИСТЕМИ ДОКУМЕНТООБІГУ

Харківського районного суду Харківської області

В редакції рішення зборів суддів Харківського районного суду

Харківської області №1/1 від 25 січня 2016 року

та зі змінами згідно з

рішенням зборів суддів Харківського районного суду

Харківської області №4/1 від 30 березня 2016 року,

рішенням зборів суддів Харківського районного суду Харківської області №3/2 від 24 квітня 2019 року,

рішенням зборів суддів Харківського районного суду Харківської області №6/2 від 26.10.2021

1. Загальні положення

2. Порядок функціонування автоматизованої системи

Автоматизована система забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в суді, а саме:
реєстрацію та розподіл вхідної кореспонденції, реєстрацію вихідної кореспонденції, а також внутрішніх документів суду;
розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів), визначення запасного судді, слідчого судді, присяжних та народних засідателів;
взяття на контроль та здійснення контролю за виконанням вхідних та внутрішніх документів суду, інформування голови суду, керівника апарату суду та особи, відповідальної за опрацювання документа, про закінчення строків його виконання;
фіксування етапів проходження документів до їх передачі в електронний архів, а також передачі судових справ з однієї судової інстанції до іншої;
реєстрацію процесуальних дій та документів у судовій справі;
контроль за дотриманням процесуальних строків розгляду судової справи та інформування головуючого судді (судді-доповідача), голови суду та секретаря судової палати про закінчення цих строків;
використання електронного цифрового підпису (надалі – ЕЦП) для підписання оригіналу електронного документа суду;
оперативний пошук судових справ та документів за їх реквізитами;
індексацію документів та їх контекстний пошук;
виготовлення та видачу копій судових рішень та виконавчих документів на підставі даних, що містяться в автоматизованій системі, в тому числі надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних судових рішень;
зберігання текстів судових рішень та інших документів, створених у автоматизованій системі;
відправку оригіналів електронних судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень;
надання в установленому законом порядку інформації про стан розгляду судових справ;
підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації;
формування звітності суду про стан здійснення судочинства;
надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень);
передачу судових справ до електронного архіву;
надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ.

3. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи

Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї визначаються на підставі наказів керівника апарату суду.
Налаштування автоматизованого робочого місця користувача автоматизованої системи у відповідності до функціональних обов’язків та прав доступу, визначених наказом керівника апарату суду, здійснює технічний адміністратор.
Електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після їх підписання.
Користувачі автоматизованої системи відповідно до своїх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену Положенням про АСДС інформацію.
Використання ЕЦП уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи здійснюється в порядку, визначеному Законом України «Про електронний цифровий підпис». Відмова користувача автоматизованої системи, уповноваженого на використання ЕЦП, від отримання та використання ЕЦП з будь-яких підстав не допускається.
Користувачі автоматизованої системи зобов’язані виконувати вимоги Положення про АСДС та забезпечувати конфіденційність інформації, яка в ній міститься.
Персональну відповідальність за забезпечення належної організації функціонування автоматизованої системи в суді несе керівник апарату суду, а за забезпечення її належного технічного функціонування – технічний адміністратор.
Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи тягне відповідальність, установлену законом.

4. Реєстрація вхідної і вихідної кореспонденції та етапів її руху

Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується користувачами автоматизованої системи, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов’язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження. У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.
Реєстрація клопотань щодо негласних слідчих (розшукових) дій в автоматизованій системі здійснюється у встановленому чинним законодавством порядку без розкриття відомостей про особу, стосовно якої заплановано проведення негласної слідчої (розшукової) дії, та виду цієї слідчої дії.
На кожний вхідний, у тому числі процесуальний, документ в автоматизованій системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа. Особливості заповнення реєстраційної картки визначаються відповідними інструкціями з діловодства.
До реєстраційної картки може додаватися копія оригіналу паперового документу у вигляді вкладеного цифрового файлу.
Дата реєстрації та вхідний номер документа, що складається з номера за порядком у відповідному році та року реєстрації, формуються автоматизованою системою автоматично.
Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою автоматично в суді першої інстанції та залишається незмінним незалежно від проходження судової справи в інстанціях чи надходження судової справи за підсудністю з іншого суду будь-якої юрисдикції, в тому числі в разі повторного надходження судової справи після її належного оформлення, та який повинен обов’язково вказуватися судами всіх інстанцій в судовому рішенні.
Автоматизованою системою може автоматично формуватися номер провадження судової справи, необхідний для діловодства відповідного суду. Цей номер може містити, зокрема, індекс, код суду, номер судової справи за порядком у поточному році, рік реєстрації, інші дані, необхідні для діловодства відповідного суду.
Вихідний номер документа, що підлягає надсиланню, автоматично формується автоматизованою системою таким чином:
у листуванні щодо судових справ вихідний номер складається з єдиного унікального номера судової справи із зазначенням через дріб номера за порядком і через дріб – поточного року;
у листуванні щодо інших документів вихідний номер складається з номера номенклатури справ суду, в якому зберігаються матеріали, із зазначенням через дріб номера за порядком у межах кожної номенклатури і через дріб – поточного року.
Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами судової справи, виправлення технічних помилок, описок тощо. Зміни та видалення реєстраційних даних фіксуються автоматизованою системою автоматично.

5. Розподіл судових справ між суддями

Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.
Визначення судді або колегії суддів для розгляду конкретної справи здійснюється автоматизованою системою шляхом:
автоматизованого розподілу судових справ під час реєстрації відповідної судової справи;
пакетного автоматизованого розподілу судових справ після реєстрації певної кількості судових справ;
розподілу судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;
визначення складу суду з метою заміни судді (суддів);
повторного автоматизованого розподілу судових справ.

Збори суддів відповідного суду мають право визначати особливості автоматизованого розподілу судових справ у випадках, прямо передбачених Положенням про АСДС.

Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:
за два місяці до закінчення повноважень судді;
за чотирнадцять днів, якщо інше не встановлено зборами суддів відповідного суду, до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів);
за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів;
у період відпустки судді;
за один робочий день до відрядження (за три робочі дні – якщо тривалість відрядження становить більше семи календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні;
під час тимчасової непрацездатності судді;
за один робочий день до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);
у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);
у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України – з моменту прийняття рішення про призначення;
в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.
Якщо інше не встановлено зборами суддів, дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, не враховуються при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

6. Правила здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями

Автоматизований розподіл судових справ здійснюється в автоматизованій системі за такими правилами:
із загального списку суддів визначаються судді, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу;
для суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється розрахунок коефіцієнтів навантаження;
із числа суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу з урахуванням визначених автоматизованою системою коефіцієнтів навантаження здійснюється визначення судді для розгляду конкретної судової справи за принципом випадковості.
Здійснення автоматизованого розподілу судових справ без урахування правил, зазначених у підпункті 2.3.4 пункту 2.3 Положення про АСДС, не допускається.

7. Повноваження зборів суддів щодо здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями

Збори суддів мають право запроваджувати спеціалізацію суддів з розгляду конкретних категорій судових справ.
Якщо розгляд справи здійснюється колегіально, склад колегії суддів визначається автоматизованою системою.

Збори суддів можуть визначити склади постійно-діючих колегій суддів.

Збори суддів мають право визначати особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ:
у випадках виконання суддями іншої роботи, не пов’язаної із здійсненням правосуддя (узагальнення судової практики, аналізи стану здійснення судочинства, участь у спеціальній підготовці кандидата на посаду судді, підготовці суддів та працівників апаратів судів, а також здійснення науково-викладацької діяльності в Національній школі суддів України);
у випадках виявлення значної різниці в навантаженні на суддів (колегію суддів);
у випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, що триває понад п’ять робочих днів, згідно з вимогами підпункту 2.3.55 пункту 2.3 Положення про АСДС;
які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі дні;
які підлягали передачі раніше визначеному в судовій справі головуючому судді (судді-доповідачу) у випадках відсутності такого судді, якщо це призведе до неможливості розгляду цих справ та матеріалів у розумні строки (підпункт 2.3.47 пункту 2.3 Положення про АСДС);
у разі повторного надходження до суду позовних заяв, апеляційних і касаційних скарг, з передбачених процесуальним законом підстав.

Збори суддів мають право визначати коефіцієнт складності категорій судових справ, особливості розподілу судових справ при виконанні суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя, коефіцієнт адміністративних посад, коефіцієнт, що враховує форму участі судді в розгляді судової справи, тощо.
Збори суддів мають право зменшити навантаження щодо розгляду справ на суддів, які обіймають адміністративні посади в суді або виконують інші обов'язки, не пов'язані із здійсненням правосуддя (секретаря судової палати, секретаря Пленуму, вченого секретаря НКР та судді, визначеного доповідачем щодо проекту постанову Пленуму або довідки про вивчення чи узагальнення судової практики, а також є членами Ради суддів України або здійснюють науково-викладацьку діяльність у Національній школі суддів України), але не більш ніж на шістдесят відсотків порівняно з навантаженням інших суддів.
Збори суддів мають право визначати необхідність врахування при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи днів, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи.
Збори суддів відповідного суду мають право розглядати питання щодо настання обставин, які унеможливлюють участь судді у розгляді судових справ, що може мати наслідком порушення строку розгляду судових справ, передбаченого відповідним процесуальним законом.
Зміни до налаштувань автоматизованої системи згідно з підпунктами 2.3.10–2.3.18 пункту 2.3 Положення про АСДС, вносяться не пізніше одного робочого дня, що передує даті їх застосування, визначеній зборами суддів відповідного суду.

8. Автоматизований розподіл судових справ між суддями

Автоматизований розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів) здійснюється з урахуванням спеціалізації суддів, у тому числі спеціалізації зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх.
За допомогою автоматизованого розподілу визначається також запасний суддя та слідчий суддя.
Якщо судова справа підлягає розгляду (перегляду) колегією суддів, при автоматизованому розподілі судових справ автоматизованою системою в місцевому суді визначається головуючий суддя.

Автоматизований розподіл клопотань про надання дозволу на проведення негласної слідчої (розшукової) дії здійснюється між слідчими суддями, визначеними статтею 247 КПК України.
Відмова судді від отримання розподіленої в установленому порядку судової справи не допускається.
Автоматизований розподіл судових справ між суддями в судах, в яких відсутня спеціалізація або її застосування неможливе, здійснюється між усіма суддями.
Відповідно до визначеного процесуальним законодавством принципу незмінності складу суду, розгляд справи, як правило, проводиться визначеною автоматизованою системою колегією суддів.

У разі неможливості виконання суддею, який входить до складу колегії суддів, обов’язків судді (тимчасова непрацездатність, відрядження, відпустка тощо), який не є головуючим суддею (суддею-доповідачем) у судовій справі, повторний автоматизований розподіл судових справ не здійснюється. Заміна відсутнього судді, який входить до складу колегії суддів, здійснюється відповідно до встановлених засад формування складу колегій суддів.
Автоматизований розподіл судових справ, пов’язаних із виборчим процесом, процесом проведення референдуму, а також судових справ про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, здійснюється з урахуванням навантаження судді судовими справами зазначених категорій.
У разі одночасного перебування всіх суддів у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматизопрваний розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини.
У разі, коли в суді з об’єктивних підстав правосуддя здійснює один суддя, здійснення автоматизованого розподілу судових справ не буде порушенням вимог Положення про АСДС.
Результатом автоматизованого розподілу судових справ є протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями відповідного суду, що автоматично створюється автоматизованою системою.
Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про автоматизований розподіл судової справи між суддями відповідного суду. Звіт містить такі відомості: дата та час початку автоматизованого розподілу; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження (за наявності); категорія судової справи (за наявності); коефіцієнт складності судової справи (за наявності); інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження); інформація про визначення повноважень суддів; інформація про визначення головуючого судді (судді-доповідача) за випадковим числом; інформація про визначення складу колегії суддів (за наявності) за випадковим числом; версія автоматизованої системи; час закінчення автоматизованого розподілу; тривалість автоматизованого розподілу. Доступ для коригування протоколу та звіту щодо автоматизованого розподілу судової справи між суддями автоматично блокується автоматизованою системою.
Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів автоматизованої системи щодо автоматизованого розподілу судової справи між суддями не може бути обмежений.
Протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.
Звіт про автоматизований розподіл судової справи між суддями може бути роздрукований для службового використання в суді.
У разі необхідності розгляду судової справи колегією суддів у суді першої інстанції після проведення автоматизованого розподілу судової справи між суддями здійснюється повторний автоматизований розподіл судової справи з метою збільшення складу суду у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.23 пункту 2.3 Положення про АСДС.

9. Визначення запасного судді у кримінальному провадженні

Запасний суддя визначається за правилами автоматизованого розподілу справ між суддями.
Результатом визначення запасного судді є протокол автоматичного визначення запасного (слідчого) судді, що автоматично створюється автоматизованою системою.
Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про автоматичне визначення запасного судді. Звіт містить такі відомості: дата та час початку автоматичного визначення запасного судді; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження (за наявності); категорія судової справи (за наявності); коефіцієнт складності судової справи (за наявності); інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження); інформація про визначення повноважень суддів; інформація про визначення запасного судді за випадковим числом; версія автоматизованої системи; час закінчення автоматичного визначення запасного судді; тривалість автоматичного визначення запасного судді. Доступ для коригування протоколу та звіту щодо автоматичного визначення запасного судді автоматично блокується автоматизованою системою.
Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо автоматичного визначення запасного суддіавтоматизованої системи не може бути обмежений.
Протокол автоматичного визначення запасного судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.
Звіт про автоматичне визначення запасного судді може бути роздрукований для службового використання в суді.

10. Заміна основного судді запасним суддею у кримінальному провадженні

У разі заміни основного судді запасним суддею створюється протокол заміни основного судді запасним суддею, що автоматично створюється автоматизованою системою.
Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про заміну основного судді запасним суддею. Звіт містить такі відомості: дата та час початку заміни основного судді запасним суддею; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження (за наявності); категорія судової справи (за наявності); коефіцієнт складності судової справи (за наявності); інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження); інформація щодо заміни основного судді запасним суддею; версія автоматизованої системи; час закінчення заміни основного судді запасним суддею; тривалість автоматичного розподілу. Доступ для коригування протоколу та звіту щодо заміни основного судді запасним суддею автоматично блокується автоматизованою системою.
Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо заміни основного судді запасним суддею автоматизованої системи не може бути обмежений.
Протокол заміни основного судді запасним суддею роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.
Звіт про заміну основного судді запасним суддею може бути роздрукований для службового використання в суді.

11. Визначення слідчого судді

Визначення слідчого судді здійснюється за правилами автоматизованого розподілу, згідно з вимогами підпункту 2.3.4 пункту 2.3. Положення про АСДС.

Якщо склад суду складається із 3 суддів, то кількість слідчих суддів не може бути меншою 2 суддів.

Результатом визначення слідчого судді є протокол автоматичного визначення слідчого судді, що автоматично створюється автоматизованою системою.
Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про автоматичне визначення слідчого судді. Звіт містить такі відомості: дата та час початку автоматичного визначення слідчого судді; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження (за наявності); категорія судової справи (за наявності); коефіцієнт складності судової справи (за наявності); інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження); інформація про визначення повноважень суддів; інформація про визначення слідчого судді за випадковим числом; версія автоматизованої системи; час закінчення автоматичного визначення слідчого судді; тривалість автоматизованого розподілу.
Доступ для коригування протоколу та звіту щодо автоматичного визначення слідчого судді автоматично блокується автоматизованою системою.
Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо автоматичного визначення слідчого судді автоматизованої системи не може бути обмежений.
Протокол автоматичного визначення слідчого судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.
Звіт про автоматичне визначення слідчого судді може бути роздрукований для службового використання в суді.

12. Розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді

Судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, передаються раніше визначеному у судовій справі головуючому судді (судді-доповідачу), ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа.

Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді (судді-доповідачу, слідчому судді) передаються також:
судові справи, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;
судові справи про перегляд заочного рішення;
судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов'язані із виконанням судових рішень, передбачені статтями 368–373, 378 Цивільного процесуального кодексу України, статтями 259–264, 267 (крім частини дев’ятої статті 267) Кодексу адміністративного судочинства України, статтею 535 Кримінального процесуального кодексу України, статтею 304 Кодексу України про адміністративні правопорушення;

клопотання про вирішення питання, пов’язаного з виконанням вироку, у судових справах, які розглянуті даним судом;
клопотання (подання), пов’язані із виконанням судових рішень у кримінальних провадженнях (справах) (категорія «1-в») стосовно однієї особи;

матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;
кримінальні провадження, які надійшли до суду після повернення обвинувального акту в порядку ч. 3 ст. 314 КПК України, незалежно від апеляційного оскарження ухвали про повернення та наслідків розгляду судом апеляційної інстанції;
судові справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день;
матеріали про адміністративні правопорушення, які надійшли до суду після повернення для належного оформлення;

заяви про відновлення втраченого судового провадження;
заяви про забезпечення позову, доказів, а також їх скасування;
клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню під час досудового розслідування (категорія «1-кс»);
зустрічний позов та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, для вирішення питання щодо спільного їх розгляду;
у разі вирішення питання про поворот виконання рішення (в порядку ЦПК України та КАС України);
після роз’єднання (виділення) судових справ виділена в окреме провадження судова справа реєструється як така, що надійшла вперше, та передається судді, яким ухвалено рішення про роз'єднання кількох поєднаних в одному провадженні вимог у самостійні провадження чи виділення в окреме провадження;
апеляційні скарги на ухвали суду по цивільним справам, провадження по яким закінчено, а питання про прийняття яких повинно вирішуватися судом першої інстанції, у відповідності до ч. 2 ст. 293 ЦПК України;
матеріали категорії «1-кс» на стадії досудового розслідування (розгляд яких є компетенцією слідчого судді), у межах одного кримінального провадження, в якому вже було визначено слідчого суддю відповідно до статті 35 КПК України, у випадку виключення такого слідчого судді з автоматизованого розподілу справ (з підстав відпустки, відрядження, на час тимчасової непрацездатності судді), слідчий суддя визначається в порядку статті 35 КПК України і цьому слідчому судді передаються матеріали категорії «1-кс», які надійшли в період виключення з автоматизованого розподілу справ відсутнього слідчого судді. Матеріали категорії «1-кс» передаються слідчому судді в порядку, передбаченому підпунктом 2.3.45 пункту 2.3. Положення – лише на час відсутності визначеного вперше у даному кримінальному провадженні слідчого судді.»

У разі надходження до суду матеріалів кримінального провадження для вирішення питання про об’єднання стосовно особи, щодо якої вже здійснюється провадження в суді у колегіальному складі суду, такі матеріали передаються раніше визначеному складу суду (колегії суддів) для вирішення питання про об’єднання матеріалів кримінального провадження. Якщо складом суду (колегією суддів) прийнято рішення про відмову у об’єднанні матеріалів, які надійшли до суду, кримінальне провадження передається на автоматизований розподіл, для визначення судді в порядку статті 35 Кримінального процесуального кодексу України.

Якщо в провадженні суду перебувають матеріали щодо кримінального проступку або щодо злочину, а до суду надійшли матеріали кримінального провадження відповідно щодо злочину або щодо проступку для об’єднання, кримінальне провадження передається раніше визначеному судді для вирішення питання про об’єднання, відповідно до положень статті 334 Кримінального процесуального кодексу України. Якщо судом, в провадженні якого вже перебуває кримінальне провадження, прийнято рішення про відмову у об’єднанні матеріалів, кримінальне провадження, яке надійшло до суду пізніше передається на автоматизований розподіл. Визначення судді здійснюється автоматизованою системою документообігу суду в порядку статті 35 Кримінального процесуального кодексу України.

Якщо, в період здійснення повноважень слідчого судді, на розгляді у якого перебували матеріали категорії «1-кс» на стадії досудового розслідування (розгляд яких є компетенцією слідчого судді) по одному кримінальному провадженню, а до суду надійшли відповідні матеріали категорії «1-кс», такі матеріали передаються тому слідчому судді, який раніше за інших слідчих суддів був визначений по цьому кримінальному провадженні, які також брали участь у цьому кримінальному провадженні.

Результатом розподілу судової справи шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді є протокол передачі судової справи раніше визначеному складу суду, що створюється в автоматизованій системі уповноваженою особою апарату суду.
Протокол передачі судової справи раніше визначеному судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

13. Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями

Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями застосовується у випадках визначених законом, а також з метою заміни одного, декількох суддів, всього складу суду, збільшення складу суду в порядку, визначеному підпунктами 2.3.4, 2.3.23 Положення про АСДС.

Винятково у разі, коли суддя (судді) у передбачених законом випадках не може (не можуть) продовжувати розгляд справи, невирішені судові справи передаються для повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки), що додається до матеріалів справи.

У разі тимчасової непрацездатності понад 14 днів раніше визначеного судді, або перебування його у відпустці понад 14 днів, або настання обставин, які унеможливлюють участь раніше визначеного судді (головуючого) у розгляді питання про прийняття апеляційної скарги, або припинення повноважень раніше визначеного судді щодо здійснення ним правосуддя, звільнення його з посади судді або перебування у відпустці по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного чи шестирічного віку, що призводить до порушення строків вирішення справи призначається повторний автоматизований розподіл, якщо інше не встановлено цими Засадами.
Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється також:
у разі, коли матеріали про адміністративні правопорушення в порядку КУпАП, по яким забезпечено присутність особи, щодо якої складено протокол про адміністративне правопорушення, у разі перебування раніше визначеного судді в нарадчій кімнаті протягом робочого дня на підставі рапорту помічника відповідного судді;
кримінальні провадження, які надійшли до суду після повернення обвинувального акту в порядку ч. 3 ст. 314 КПК України, незалежно від апеляційного оскарження ухвали про повернення та наслідків розгляду судом апеляційної інстанції, обвинувачений по яким тримається під вартою та строк тримання під вартою закінчується, що може бути наслідком порушення визначених процесуальних строків
За вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки) здійснюється повторний автоматизований розподіл судових справ у разі виявлення очевидних помилок в налаштуваннях автоматизованої системи діловодства суду при автоматизованому розподілі справ, що призвели до порушення порядку визначення судді (колегії суддів) для розгляду справи.

Результатом повторного автоматизованого розподілу судової справи є протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями відповідного суду, що автоматично створюється автоматизованою системою.

Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про повторний автоматизований розподіл судової справи між суддями відповідного суду, який містить такі відомості:
дата та час початку повторного автоматизованого розподілу;
єдиний унікальний номер судової справи;
номер провадження (за наявності);
категорія судової справи (за наявності);
коефіцієнт складності судової справи (за наявності);
інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження);
інформація щодо визначення повноважень суддів;
інформація про визначення головуючого судді (судді-доповідача) за випадковим числом;
інформація про визначення складу колегії суддів;
підстави проведення повторного автоматизованого розподілу;
версія автоматизованої системи;
час закінчення повторного автоматизованого розподілу;
тривалість автоматизованого розподілу.
Доступ для коригування протоколу та звіту щодо повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями автоматично блокується автоматизованою системою.
Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями автоматизованої системи не може бути обмежений.
Протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.
Звіт про повторний автоматизований розподіл судової справи між суддями може бути роздрукований для службового використання в суді.

14. Передача судових справ для подальшого розгляду суддею (колегією суддів)

Після автоматизованого розподілу судових справ автоматизованою системою відповідальна особа суду не пізніше наступного робочого дня передає судові справи визначеному автоматизованою системою головуючому судді (судді-доповідачу).
Інформація щодо процесуальних дій та судових рішень вноситься до автоматизованої системи відповідним користувачем автоматизованої системи.

15. Надання інформації про стан розгляду судових справ

На виконання вимог закону надається інформація щодо дати надходження судової справи до суду, єдиного унікального номера судової справи, номера провадження (за наявності), прізвища учасників процесу, дати та часу призначення судової справи до розгляду, місця проведення судового засідання, дати розгляду судової справи, а також інформація про надходження апеляційних чи касаційних скарг, заяв про перегляд судових рішень за нововиявленими обставинами, заяв про перегляд судових рішень Верховним Судом України та їх розгляду.
Видача копії судового рішення здійснюється відповідно до процесуального законодавства і Закону України «Про доступ до судових рішень».
Виконавчий документ формується в автоматизованій системі та видається (надсилається) відповідно до чинного законодавства в роздрукованому вигляді (шляхом роздрукування оригіналу відповідного електронного документа суду).
На веб-порталі судової влади України щоденно оприлюднюється така інформація:
список судових справ, призначених до розгляду (дата та час розгляду судової справи; склад суду; єдиний унікальний номер судової справи; сторони у справі; суть судової справи). У разі, якщо суд розташований в декількох приміщеннях, у списку зазначається адреса приміщення суду. Для місцевих та апеляційних загальних судів додатково зазначається форма судочинства;
список апеляційних скарг (єдиний унікальний номер судової справи; дата надходження судової справи; сторони у судовій справі; дата надходження апеляційної скарги; дата надсилання судової справи до апеляційного суду). Такий список оприлюднюється на веб-сайтах місцевих судів;
список автоматично розподілених судових справ (єдиний унікальний номер судової справи; дата надходження судової справи; дата визначення складу суду;склад суду; сторони у судовій справі; суть судової справи);
інформація щодо стадій розгляду судових справ.
Не оприлюднюється інформація щодо сторін та суті судової справи, якщо таке обмеження встановлено чинним законодавством.
Списки формуються автоматично на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації.

16. Надсилання електронних документів до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ

Оригінали електронних судових рішень, засвідчені ЕЦП, направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень у порядку, визначеному Порядком ведення Єдиного державного реєстру судових рішень.
Надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ здійснюється автоматизованою системою в автоматичному режимі відповідно до регламентів, затверджених спільними наказами ДСА України та відповідних державних органів і установ.

17. Забезпечення безпеки автоматизованої системи та моніторинг її функціонування

Забезпечення захисту інформаційних ресурсів автоматизованої системи здійснюється шляхом застосування засобів і методів технічного захисту інформації, впровадження організаційних та інженерно-технічних заходів комплексної системи захисту інформації, спрямованих на недопущення блокування інформації, несанкціонованого доступу до неї, її модифікації або спотворення.
Забезпечення цілісності та збереження інформаційних ресурсів автоматизованої системи здійснюється шляхом застосування відповідного програмного забезпечення і технічних ресурсів, комплексів, організаційних заходів.
Для підтримки працездатності автоматизованої системи, моніторингу її функціонування суди надсилають до адміністратора автоматизованої системи базу даних автоматизованої системи суду не пізніше наступного робочого дня після отримання від адміністратора автоматизованої системи відповідного запиту.
Доручення адміністратора автоматизованої системи щодо порядку функціонування автоматизованої системи в судах є обов’язковими до виконання.
Збори суддів відповідного суду за необхідності заслуховують керівника апарату суду з питань функціонування автоматизованої системи, стану розподілу судових справ з метою дотримання збалансованого навантаження суддів.

18. Перехідні положення

Апеляційні скарги на судові рішення по кримінальним справам, які розглядаються в порядку КПК України в редакції 1960 року, у випадках визначених підпунктом 13.5 пункту 13 цих Засад, передаються судді відповідно до розпорядження голови суду або заступника голови суду.
Питання про розподіл судових справ у випадках, які не передбачені цими Засадами, вирішуються зборами суддів Харківського районного суду Харківської області.
Встановити, що зміни, внесені до пункту 13.9 цих Засад згідно з рішенням зборів судді Харківського районного суду Харківської області №4/1 від 23.03.2016, вводяться в дію з 01 серпня 2016 року