1. Загальні положення

Засади використання автоматизованої системи документообігу суду – це затверджені рішенням зборів суддів відповідного суду правила застосування Положення про автоматизовану систему документообігу суду (затвердженого рішенням Ради суддів України від 11.11.2024 № 39 (надалі – Положення про АСДС) з урахуванням юрисдикції та інстанційності суду, норм процесуальних кодексів та законів України

Положення про автоматизовану систему документообігу суду розроблено відповідно до вимог Закону України "Про судоустрій і статус суддів", Господарського процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу України про адміністративні правопорушення, Кодексу України з процедур банкрутства та інших нормативно-правових актів.

2. Порядок функціонування автоматизованої системи

Автоматизована система забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в суді, а саме:
реєстрацію та розподіл вхідної кореспонденції, реєстрацію вихідної кореспонденції, а також внутрішніх документів суду;
розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів), визначення запасного судді, слідчого судді та присяжних;
взяття на контроль та здійснення контролю за виконанням вхідних та внутрішніх документів суду, інформування голови суду, керівника апарату суду та особи, відповідальної за опрацювання документа, про закінчення строків його виконання;
фіксування етапів проходження документів до їх передачі в електронний архів, а також передачі судових справ з однієї судової інстанції до іншої;
реєстрацію процесуальних дій та документів у судовій справі;
контроль за дотриманням процесуальних строків розгляду судової справи та інформування головуючого судді (судді-доповідача), голови суду та секретаря судової палати про закінчення цих строків;
використання КЕП для підписання оригіналу електронного документа суду;
оперативний пошук судових справ та документів за їх реквізитами;
індексацію документів та їх контекстний пошук;
виготовлення та видачу копій судових рішень та виконавчих документів на підставі даних, що містяться в автоматизованій системі, в тому числі надсилання засобами електронного зв’язку електронних примірників судових рішень;
зберігання текстів судових рішень та інших документів, створених у автоматизованій системі;
відправку електронних примірників судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень;
надання в установленому законом порядку інформації про стан розгляду судових справ;
підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації;
формування звітності суду про стан здійснення судочинства;
надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень);
передачу судових справ до електронного архіву;
надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ.

3. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи

Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї визначаються на підставі наказів керівника апарату суду.

Налаштування автоматизованого робочого місця користувача автоматизованої системи у відповідності до функціональних обов’язків та прав доступу, визначених наказом керівника апарату суду, здійснює технічний адміністратор.

Електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після їх підписання.

Користувачі автоматизованої системи відповідно до своїх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену Положенням про АСДС інформацію.
Використання КЕП уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи здійснюється в порядку, визначеному Законом України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги». Відмова користувача автоматизованої системи, уповноваженого на використання КЕП, від отримання та використання КЕП з будь-яких підстав не допускається.
Користувачі автоматизованої системи зобов’язані виконувати вимоги Положення про АСДС та забезпечувати конфіденційність інформації, яка в ній міститься.
Персональну відповідальність за забезпечення належної організації функціонування автоматизованої системи в суді несе керівник апарату суду, а за забезпечення її належного технічного функціонування – технічний адміністратор.
Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи тягне відповідальність, установлену законом.

4. Реєстрація вхідної і вихідної кореспонденції та етапів її руху

Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується користувачами автоматизованої системи, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов’язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження. У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.

Реєстрація клопотань щодо негласних слідчих (розшукових) дій в автоматизованій системі здійснюється у встановленому чинним законодавством порядку без розкриття відомостей про особу, стосовно якої заплановано проведення негласної слідчої (розшукової) дії, та виду цієї слідчої дії.

На кожний вхідний, у тому числі процесуальний, документ в автоматизованій системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа. Особливості заповнення реєстраційної картки визначаються відповідними інструкціями з діловодства.

До реєстраційної картки може додаватися копія оригіналу паперового документу у вигляді вкладеного цифрового файлу.

Дата реєстрації та вхідний номер документа, що складається з номера за порядком у відповідному році та року реєстрації, формуються автоматизованою системою автоматично.
Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою автоматично в суді першої інстанції, а в разі надходження заяви про визначення підсудності, поданої до пред’явлення позову, - в суді, до якого надійшла така заява. Єдиний унікальний номер залишається незмінним незалежно від проходження судової справи в інстанціях чи надходження судової справи за підсудністю з іншого суду будь-якої юрисдикції, в тому числі в разі повторного надходження судової справи після її належного оформлення, та який повинен обов’язково вказуватися судами всіх інстанцій в судовому рішенні.

Структура єдиного унікального номера судової справи є такою: код суду першої інстанції (три цифри)/ номер судової справи за порядком у поточному році/ рік реєстрації (дві цифри).

Автоматизованою системою може автоматично формуватися номер провадження судової справи, необхідний для діловодства відповідного суду. Цей номер може містити, зокрема, індекс, код суду, номер судової справи за порядком у поточному році, рік реєстрації, інші дані, необхідні для діловодства відповідного суду.
Вихідний номер документа, що підлягає надсиланню, автоматично формується автоматизованою системою таким чином:
у листуванні щодо судових справ вихідний номер складається з єдиного унікального номера судової справи із зазначенням через дріб номера за порядком і через дріб – поточного року;
у листуванні щодо інших документів вихідний номер складається з номера номенклатури справ суду, в якому зберігаються матеріали, із зазначенням через дріб номера за порядком у межах кожної номенклатури і через дріб – поточного року.
Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами судової справи, виправлення технічних помилок, описок тощо. Зміни та видалення реєстраційних даних фіксуються автоматизованою системою автоматично.

5. Розподіл судових справ між суддями

Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.
Визначення судді або колегії суддів для розгляду конкретної справи здійснюється автоматизованою системою шляхом:
автоматизованого розподілу судових справ під час реєстрації відповідної судової справи;
пакетного автоматизованого розподілу судових справ після реєстрації певної кількості судових справ;
розподілу судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;
визначення складу суду з метою заміни судді (суддів);
повторного автоматизованого розподілу судових справ.

Збори суддів відповідного суду мають право визначати особливості автоматизованого розподілу судових справ у випадках, прямо передбачених Положенням про АСДС.

5.3. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

за два місяці до закінчення повноважень судді;
за чотирнадцять календарних днів, якщо інше не встановлено зборами суддів суду, до початку відпустки, якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);
за один робочий день, якщо інше не встановлено зборами суддів, до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше п’яти календарних днів (за наявності наказу голови суду);
за три робочих дні, якщо інше не встановлено зборами суддів, до початку відпустки, якщо її тривалість становить від п’яти до тринадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);
у період відпустки судді;
за один робочий день до відрядження (за три робочі дні – якщо тривалість відрядження становить більше п’яти календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні (за наявністю наказу голови суду);
під час тимчасової непрацездатності судді;
у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);
у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, Вищої ради правосуддя, в разі обрання судді касаційного суду до складу Великої Палати – з моменту прийняття рішення про призначення/обрання;
в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.
- Якщо інше не встановлено зборами суддів, дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, не враховуються при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

6. Правила здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями

Автоматизований розподіл судових справ здійснюється в автоматизованій системі за такими правилами:
із загального списку суддів визначаються судді, які мають повноваження та відповідну спеціалізацію (за наявності) щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу;
для суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється розрахунок коефіцієнтів навантаження;
із числа суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу з урахуванням визначених автоматизованою системою коефіцієнтів навантаження здійснюється визначення судді для розгляду конкретної судової справи за принципом випадковості.
Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з вимогами підпункту 2.3.3 пункту 2.3 Положення про АСДС, Засад використання автоматизованої системи документообігу суду, а також з урахуванням дотримання правил поєднання судових справ.
Обрання судді за випадковим числом здійснюється відповідно до коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи;
Копія табеля обліку використання робочого часу щодо суддів, що складається для виплати заробітної плати, вноситься відповідальною особою суду до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня після підписання цього табеля;
Здійснення автоматизованого розподілу судових справ без урахування правил, зазначених у підпункті 2.3.4 пункту 2.3 Положення про АСДС, не допускається.

7. Повноваження зборів суддів щодо здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями

Збори суддів суду мають право запроваджувати спеціалізацію суддів з розгляду конкретних категорій судових справ.

Спеціалізація суддів визначається із розрахунку розподілу не менше двох суддів на одну спеціалізацію.

Якщо розгляд справи здійснюється колегіально, склад колегії суддів визначається автоматизованою системою.

Збори суддів можуть визначити склади постійно-діючих колегій суддів.

Збори суддів мають право визначати особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ:
у випадках виконання суддями іншої роботи, не пов’язаної із здійсненням правосуддя (узагальнення судової практики, аналізи стану здійснення судочинства, участь у спеціальній підготовці кандидата на посаду судді, підготовці суддів та працівників апаратів судів, а також здійснення науково-викладацької діяльності в Національній школі суддів України);
у випадках виявлення значної різниці в навантаженні на суддів (колегію суддів);
у випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, що триває понад п’ять робочих днів, згідно з вимогами підпункту 2.3.48 пункту 2.3 Положення про АСДС;
які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі дні;
які підлягали передачі раніше визначеному в судовій справі головуючому судді (судді-доповідачу) у випадках відсутності такого судді, якщо це призведе до неможливості розгляду цих справ та матеріалів у розумні строки (підпункт 2.3.41 пункту 2.3 Положення про АСДС);
у випадках повернення до суду вищої інстанції судової справи, в якій судові рішення скасовувались з передачею судової справи на новий розгляд до суду нижчої інстанції (крім справ, у яких наявні обставини, що виключають повторну участь суддів у розгляді справи, в тому числі перегляд справи за нововиявленими обставинами та ін);
у разі повторного надходження до суду позовних заяв, апеляційних і касаційних скарг, з передбачених процесуальним законом підстав;
стосовно суддів, щодо яких за рішеннях зборів суддів запроваджується (змінюється) спеціалізація з розгляду конкретної категорії справ;
у разі неможливості визначення судді-доповідача з числа суддів відповідної спеціалізації (судової палати), у разі неможливості визначити склад колегії з числа суддів відповідної спеціалізації (судової палати);
у інших передбачених законом випадках, через які суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ (в тому числі і у випадку обрання щодо судді запобіжного заходу з покладанням на нього обов’язків, які унеможливлюють здійснення ним правосуддя або участь у розгляді судових справ, та/або у випадку ухвалення Вищою радою правосуддя рішення про тимчасове відсторонення судді від здійснення правосуддя);
Збори суддів суду мають право визначати коефіцієнт складності категорій судових справ, особливості розподілу судових справ при виконанні суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя, коефіцієнт адміністративних посад, коефіцієнт, що враховує форму участі судді в розгляді судової справи, тощо.
Збори суддів суду мають право зменшити навантаження щодо розгляду справ на суддів, які обіймають адміністративні посади в суді або виконують інші обов'язки, не пов'язані із здійсненням правосуддя (секретаря судової палати, секретаря Пленуму, вченого секретаря НКР та судді, визначеного доповідачем щодо проекту постанови Пленуму або довідки про вивчення чи узагальнення судової практики, а також є членами Ради суддів України або здійснюють науково-викладацьку діяльність у Національній школі суддів України), але не більш ніж на шістдесят відсотків порівняно з навантаженням інших суддів.
Збори суддів суду мають право визначати необхідність врахування при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи днів, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи.
Збори суддів суду мають право розглядати питання щодо настання обставин, які унеможливлюють участь судді у розгляді судових справ, що може мати наслідком порушення строку розгляду судових справ, передбаченого відповідним процесуальним законом.
Зміни до налаштувань автоматизованої системи згідно з підпунктами 2.3.10–2.3.16 пункту 2.3 Положення про АСДС, вносяться не пізніше одного робочого дня, що передує даті їх застосування, визначеній зборами суддів суду.

8. Автоматизований розподіл судових справ між суддями

Автоматизований розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів) здійснюється з урахуванням спеціалізації суддів, у тому числі спеціалізації зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх.

За допомогою автоматизованого розподілу визначається також запасний суддя та слідчий суддя.

Автоматизований розподіл клопотань про надання дозволу на проведення негласної слідчої (розшукової) дії здійснюється між слідчими суддями, визначеними статтею 247 КПК України.

Відмова судді від отримання розподіленої в установленому порядку судової справи не допускається.

Автоматизований розподіл судових справ між суддями в судах, в яких відсутня спеціалізація або її застосування неможливе, здійснюється між усіма суддями.
Судові справи підлягають автоматизованому розподілу між суддями, які мають на момент автоматизованого розподілу судових справ повноваження для здійснення процесуальних дій.
Якщо судова справа підлягає розгляду (перегляду) колегією суддів, при автоматизованому розподілі судових справ автоматизованою системою в місцевому суді визначається головуючий суддя.

Після визначення головуючого судді автоматизованою системою визначається склад колегії суддів із числа всіх суддів відповідного суду з урахуванням їх спеціалізації (за її наявності).

Якщо збори суддів визначили персональний склад постійних колегій суддів, то автоматизована система визначає склад колегії з числа суддів основного складу цієї колегії.

У разі неможливості визначити необхідну кількість суддів з постійної колегії суддів, автоматизована система визначає суддів, яких не вистачає, з числа резервних суддів цієї колегії.

У разі неможливості визначити склад колегії з числа суддів основного складу постійної колегії суддів та резервних суддів, автоматизована система визначає суддів, яких не вистачає з числа всіх суддів суду, з урахуванням їх спеціалізації (за її наявності).

Результатом автоматизованого визначення складу колегії суддів є протокол автоматизованого визначення складу колегії суддів (додаток 2), що автоматично створюється автоматизованою системою.

Відповідно до визначеного процесуальним законодавством принципу незмінності складу суду, розгляд справи, як правило, проводиться визначеною автоматизованою системою колегією суддів.

Тимчасова відсутність судді-члена колегії, як правило, не може бути підставою для зміни складу колегії суддів.

У разі неможливості продовження розгляду справи одним із суддів - членів колегії (призов на військову службу, відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, довготривале перебування на лікарняному або у відпустці тощо) заміна судді-члена колегії здійснюється автоматизованою системою на підставі мотивованого розпорядження керівника апарату суду (або уповноваженої ним особи) на виконання службової записки судді-доповідача у справі з метою дотримання передбаченого законом строку розгляду цієї справи у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.21 пункту 2.3 Положення про АСДС.

Електронний примірник такого розпорядження (додаток №14 до Положення про АСДС) вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

У разі задоволення відводу або самовідводу заміна судді здійснюється автоматизованою системою на підставі рішення про відвід (самовідвід) у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.21 пункту 2.3 Положення про АСДС.

Автоматизований розподіл судових справ, пов’язаних із виборчим процесом, процесом проведення референдуму, а також судових справ про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, здійснюється з урахуванням навантаження судді судовими справами зазначених категорій.
У разі одночасного перебування всіх суддів у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматизований розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини.

У разі, коли в суді з об’єктивних підстав правосуддя здійснює один суддя, здійснення автоматизованого розподілу судових справ не буде порушенням вимог Положення про АСДС.

Електронний примірник наказу про відрядження (про скасування наказу про відрядження) судді вноситься відповідальною особою суду до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання. Доступ для коригування наказу автоматично блокується автоматизованою системою.
При об’єднанні судових справ автоматизованою системою автоматично перераховується коефіцієнт навантаження на суддю (суддів), якому передано для розгляду ці судові справи.

Не підлягають автоматизованому розподілу судові справи, які надійшли до суду першої інстанції для вирішення питання про їх об’єднання у порядку, визначеному частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України.

У разі роз’єднання (виділення) судових справ виділена в окреме провадження судова справа не підлягає автоматизованому розподілу, реєструється як така, що надійшла вперше, та передається судді, яким ухвалено рішення про роз'єднання кількох поєднаних в одному провадженні вимог у самостійні провадження чи виділення в окреме провадження.

При роз’єднанні (виділенні) судових справ системою автоматично перераховується коефіцієнт навантаження на суддю із врахуванням таких судових справ.

8.11. Результатом автоматизованого розподілу судових справ є протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями відповідного суду (додаток 1), що автоматично створюється автоматизованою системою.

Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про автоматизований розподіл судової справи між суддями суду. Звіт містить такі відомості: дата та час початку автоматизованого розподілу; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження (за наявності); категорія судової справи (за наявності); коефіцієнт складності судової справи (за наявності); інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження); інформація про визначення повноважень суддів; інформація про визначення головуючого судді (судді-доповідача) за випадковим числом; інформація про визначення складу колегії суддів (за наявності) за випадковим числом; версія автоматизованої системи; час закінчення автоматизованого розподілу; тривалість автоматизованого розподілу. Доступ для коригування протоколу та звіту щодо автоматизованого розподілу судової справи між суддями автоматично блокується автоматизованою системою.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів автоматизованої системи щодо автоматизованого розподілу судової справи між суддями не може бути обмежений.

Протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Звіт про автоматизований розподіл судової справи між суддями може бути роздрукований для використання в суді.

8.12. У разі розгляду судової справи колегією суддів суду до протоколу та звіту автоматично включаються прізвища суддів, які входять до складу колегії із зазначенням прізвища головуючого судді.

8.13. У разі необхідності розгляду судової справи колегією суддів у суді першої інстанції після проведення автоматизованого розподілу судової справи між суддями на підставі мотивованого розпорядження керівника апарату суду (або уповноваженої ним особи) на виконання службової записки головуючого судді здійснюється повторний автоматизований розподіл судової справи з метою збільшення складу суду у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.21 пункту 2.3 Положення про АСДС.

Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про визначення складу колегії суддів відповідного суду. Звіт містить такі відомості: дата та час початку автоматизованого визначення складу колегії суддів; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження (за наявності); категорія судової справи (за наявності); коефіцієнт складності судової справи (за наявності); інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження); інформація про визначення складу колегії суддів; версія автоматизованої системи; час закінчення автоматизованого визначення складу колегії суддів; тривалість автоматизованого розподілу.

Доступ для коригування протоколу та звіту щодо автоматизованого визначення складу колегії суддів автоматично блокується автоматизованою системою.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо автоматизованого визначення складу колегії суддів автоматизованої системи не може бути обмежений.

Протокол автоматизованого визначення складу колегії суддів роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Звіт про визначення складу колегії суддів може бути роздрукований для використання в суді.

8.14. Також автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється:

1) У разі заявлення відводу (самовідводу) слідчому судді при розгляді матеріалів категорії «1-кс», який чергує згідно встановленого графіку у вихідні та святкові дні, автоматизований розподіл такої заяви здійснюється на всіх суддів суду (крім випадків перебування судді у відпустці, відрядженні, а також тимчасової непрацездатності судді). Визначення судді здійснюється автоматизованою системою документообігу суду в порядку статті 35 Кримінального процесуального кодексу України.

2) Якщо в провадження суду надійшло кримінальне провадження стосовно групи осіб, щодо однієї з яких в провадженні суду вже перебуває кримінальне провадження, то кримінальне провадження, яке надійшло до суду, передається на авторозподіл. Визначення судді здійснюється автоматизованою системою документообігу суду в порядку статті 35 Кримінального процесуального кодексу України.»

3) У разі припинення здійснення повноважень судді (відставка, звільнення з посади судді, інші підстави) заяви, скарги, клопотання з процесуальних питань, пов’язаних з виконанням судових рішень у цивільних справах та рішень інших органів (посадових осіб), згідно Цивільного процесуального кодексу України, заяви, скарги, клопотання з процесуальних питань, пов’язаних з виконанням судових рішень, згідно Кодексу адміністративного судочинства України, заяви, скарги, клопотання з процесуальних питань, пов’язаних із виконанням вироку, згідно Кримінального процесуального кодексу України, а також заяви і клопотання, пов’язані із судовим витратами передаються на авторозподіл та здійснюється визначення судді автоматизованою системою документообігу суду, а в подальшому заяви, скарги, клопотання зазначеної категорії, які надійшли до суду передаються раніше визначеному судді (який останній брав участь у розгляді відповідних заяв, скарг, клопотань).

4) У разі надходження до суду обвинувального акту щодо вчинення кримінального проступку, який підлягає розгляду в спрощеному провадженні, обвинувальний акт передається на автоматизований розподіл, для визначення судді в порядку статті 35 Кримінального процесуального кодексу України.»

9. Визначення запасного судді у кримінальному провадженні

Запасний суддя визначається за правилами автоматизованого розподілу справ між суддями.
Результатом визначення запасного судді є протокол автоматизованого визначення запасного судді (додаток 4 до Положення про АСДС), що автоматично створюється автоматизованою системою.
Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт автоматизованого визначення запасного судді. Звіт містить такі відомості: дата та час початку автоматизованого визначення запасного судді; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження (за наявності); категорія судової справи (за наявності); коефіцієнт складності судової справи (за наявності); інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження); інформація про визначення повноважень суддів; інформація про визначення запасного судді за випадковим числом; версія автоматизованої системи; час закінчення автоматизованого визначення запасного судді; тривалість автоматизованого визначення запасного судді. Доступ для коригування протоколу та звіту щодо автоматизованого визначення запасного судді автоматично блокується автоматизованою системою.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо автоматизованого визначення запасного судді автоматизованої системи не може бути обмежений.

Протокол автоматизованого визначення запасного судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Звіт про визначення запасного судді може бути роздрукований для використання в суді.

10. Заміна основного судді запасним суддею у кримінальному провадженні

У разі заміни основного судді запасним суддею створюється протокол заміни основного судді запасним суддею (додаток 7), що автоматично створюється автоматизованою системою.
Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про заміну основного судді запасним суддею. Звіт містить такі відомості: дата та час початку заміни основного судді запасним суддею; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження (за наявності); категорія судової справи (за наявності); коефіцієнт складності судової справи (за наявності); інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження); інформація щодо заміни основного судді запасним суддею; версія автоматизованої системи; час закінчення заміни основного судді запасним суддею; тривалість автоматичного розподілу. Доступ для коригування протоколу та звіту щодо заміни основного судді запасним суддею автоматично блокується автоматизованою системою.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо заміни основного судді запасним суддею автоматизованої системи не може бути обмежений.

Протокол заміни основного судді запасним суддею роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Звіт про заміну основного судді запасним суддею може бути роздрукований для використання в суді.

11. Визначення слідчого судді

Визначення слідчого судді здійснюється за правилами автоматизованого розподілу, згідно з вимогами підпункту 2.3.4 пункту 2.3. Положення про АСДС.

Кількість слідчих суддів у суді визначається зборами суддів та, як правило, не може перевищувати 50% від фактичної чисельності суддів, які здійснюють правосуддя.

Якщо склад суду складається із 3 суддів, то кількість слідчих суддів не може бути меншою 2 суддів.

Результатом визначення слідчого судді є протокол автоматизованого визначення слідчого судді (додаток 3), що автоматично створюється автоматизованою системою.
Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про автоматизоване визначення слідчого судді. Звіт містить такі відомості: дата та час початку автоматизованого визначення слідчого судді; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження (за наявності); категорія судової справи (за наявності); коефіцієнт складності судової справи (за наявності); інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження); інформація про визначення повноважень суддів; інформація про визначення слідчого судді за випадковим числом; версія автоматизованої системи; час закінчення автоматизованого визначення слідчого судді; тривалість автоматизованого розподілу.

Доступ для коригування протоколу та звіту щодо автоматизованого визначення слідчого судді автоматично блокується автоматизованою системою.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо автоматизованого визначення слідчого судді автоматизованої системи не може бути обмежений.

Протокол автоматизованого визначення слідчого судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Звіт про автоматизоване визначення слідчого судді може бути роздрукований для використання в суді.

12. Розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді

12.1. Передача судової справи раніше визначеному судді проводиться щодо:

1) клопотань (подань, скарг), які надійшли в межах одного кримінального провадження (за номером ЄРДР), якщо інший порядок не визначений зборами суддів;

2) судових справ, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування судових рішень, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також судових рішень, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи.

3) заяви або клопотання, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;

4) заяви про перегляд заочного рішення;

5) заяви та клопотання з процесуальних питань, пов'язаних із виконанням судових рішень, подані до суду, що розглядав справу;

6) матеріалів кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

7) зустрічних позовів та позовів третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору в судовій справі, у якій відкрито провадження;

8) заяв про відновлення втраченого судового провадження;

9) заяв про забезпечення позову, доказів, поданих після подання позовної заяви;

10) заяв про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами за виключенням випадків, визначених законом;

11) позовних заяв, які надійшли після подання до суду заяви про забезпечення позову або доказів;

12) справ про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день;

13) справ про адміністративні правопорушення, які поверталися суддею на доопрацювання;

12.2. За відсутності заборони у процесуальному законі збори суддів мають право передбачити інші випадки передачі судових справ (проваджень) раніше визначеному в судовій справі судді.

12.3. У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді (судді-доповідача) у випадках, передбачених підпунктами 2.3.39.1-2.3.39.19, підпунктом 2.3.39 пункту 2.3 Положення про АСДС, такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу за правилами, визначеними Засадами використання автоматизованої системи документообігу суду.

12.4. Результатом розподілу судової справи шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді є протокол передачі судової справи раніше визначеному складу суду (додаток 8), що створюється в автоматизованій системі уповноваженою особою апарату суду.

Протокол передачі судової справи раніше визначеному судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді (судді-доповідачу, слідчому судді) передаються також:

судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов'язані із виконанням судових рішень, передбачені статтями 368–373, 378 Цивільного процесуального кодексу України, статтями 259–264, 267 (крім частини дев’ятої статті 267) Кодексу адміністративного судочинства України, статтею 535 Кримінального процесуального кодексу України, статтею 304 Кодексу України про адміністративні правопорушення; (ПУНКТ 5 вище)
клопотання (подання), пов’язані із виконанням судових рішень у кримінальних провадженнях (справах) (категорія «1-в») стосовно однієї особи;
клопотання, подання та скарги по одному кримінальному провадженню під час досудового розслідування (категорія «1-кс»);
після роз’єднання (виділення) судових справ виділена в окреме провадження судова справа реєструється як така, що надійшла вперше, та передається судді, яким ухвалено рішення про роз'єднання кількох поєднаних в одному провадженні вимог у самостійні провадження чи виділення в окреме провадження;
матеріали категорії «1-кс» на стадії досудового розслідування (розгляд яких є компетенцією слідчого судді), у межах одного кримінального провадження, в якому вже було визначено слідчого суддю відповідно до статті 35 КПК України, у випадку виключення такого слідчого судді з автоматизованого розподілу справ (з підстав відпустки, відрядження, на час тимчасової непрацездатності судді), слідчий суддя визначається в порядку статті 35 КПК України і цьому слідчому судді передаються матеріали категорії «1-кс», які надійшли в період виключення з автоматизованого розподілу справ відсутнього слідчого судді. Матеріали категорії «1-кс» передаються слідчому судді в порядку, передбаченому підпунктом 2.3.39.1 пункту 2.3.39 Положення – лише на час відсутності визначеного вперше у даному кримінальному провадженні слідчого судді.»
У разі надходження до суду матеріалів кримінального провадження для вирішення питання про об’єднання стосовно особи, щодо якої вже здійснюється провадження в суді у колегіальному складі суду, такі матеріали передаються раніше визначеному складу суду (колегії суддів) для вирішення питання про об’єднання матеріалів кримінального провадження. Якщо складом суду (колегією суддів) прийнято рішення про відмову у об’єднанні матеріалів, які надійшли до суду, кримінальне провадження передається на автоматизований розподіл, для визначення судді в порядку статті 35 Кримінального процесуального кодексу України.
Якщо в провадженні суду перебувають матеріали щодо кримінального проступку або щодо злочину, а до суду надійшли матеріали кримінального провадження відповідно щодо злочину або щодо проступку для об’єднання, кримінальне провадження передається раніше визначеному судді для вирішення питання про об’єднання, відповідно до положень статті 334 Кримінального процесуального кодексу України. Якщо судом, в провадженні якого вже перебуває кримінальне провадження, прийнято рішення про відмову у об’єднанні матеріалів, кримінальне провадження, яке надійшло до суду пізніше передається на автоматизований розподіл. Визначення судді здійснюється автоматизованою системою документообігу суду в порядку статті 35 Кримінального процесуального кодексу України.
Якщо, в період здійснення повноважень слідчого судді, на розгляді у якого перебували матеріали категорії «1-кс» на стадії досудового розслідування (розгляд яких є компетенцією слідчого судді) по одному кримінальному провадженню, а до суду надійшли відповідні матеріали категорії «1-кс», такі матеріали передаються тому слідчому судді, який раніше за інших слідчих суддів був визначений по цьому кримінальному провадженні, які також брали участь у цьому кримінальному провадженні.

13. Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями

Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями застосовується у випадках визначених законом, а також з метою заміни одного, декількох суддів, всього складу суду, збільшення складу суду в порядку, визначеному підпунктами 2.3.4, 2.3.21 Положення про АСДС.
Винятково у разі, коли суддя (судді) у передбачених законом випадках не може (не можуть) продовжувати розгляд справи, невирішені судові справи передаються для повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки), що додається до матеріалів справи.

13.3. Судова справа підлягає повторному автоматизованому розподілу у разі, якщо суддя, в провадженні якого перебувала судова справа, зазначена в підпункті 2.3.39 пункту 2.3 Положення про АСДС, на момент повернення її із суду апеляційної чи касаційної інстанцій не працює в цьому суді або таку судову справу неможливо передати судді з підстав, зазначених у пункті 2.3.3 Положення про АСДС.

13.4. За вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки) здійснюється повторний автоматизований розподіл судових справ у разі виявлення очевидних помилок в налаштуваннях автоматизованої системи діловодства суду при автоматизованому розподілі справ, що призвели до порушення порядку визначення судді (колегії суддів) для розгляду справи.

Електронний примірник такого розпорядження (додаток 14) вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

13.5. Результатом повторного автоматизованого розподілу судової справи є протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями відповідного суду (додаток 9), що автоматично створюється автоматизованою системою.

Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про повторний автоматизований розподіл судової справи між суддями відповідного суду. Звіт містить такі відомості: дата та час початку повторного автоматизованого розподілу; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження (за наявності); категорія судової справи (за наявності); коефіцієнт складності судової справи (за наявності); інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження); інформація щодо визначення повноважень суддів; інформація про визначення головуючого судді (судді-доповідача) за випадковим числом; інформація про визначення складу колегії суддів; підстави проведення повторного автоматизованого розподілу; версія автоматизованої системи; час закінчення повторного автоматизованого розподілу; тривалість автоматизованого розподілу.

Доступ для коригування протоколу та звіту щодо повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями автоматично блокується автоматизованою системою.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями автоматизованої системи не може бути обмежений.

Протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Звіт про повторний автоматизований розподіл судової справи між суддями може бути роздрукований для використання в суді.

13.6. Результатом повторного автоматизованого визначення запасного судді є протокол повторного автоматизованого визначення запасного судді (додаток 10), що автоматично створюється автоматизованою системою.

Результатом повторного автоматизованого визначення слідчого судді є протокол повторного автоматизованого визначення слідчого судді (додаток 11), що автоматично створюється автоматизованою системою.

Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про повторне автоматизоване визначення запасного, слідчого судді. Звіт містить такі відомості: дата та час початку повторного автоматизованого визначення запасного, слідчого судді; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження (за наявності); категорія судової справи (за наявності); коефіцієнт складності судової справи (за наявності); інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження); інформація про визначення повноважень суддів; інформація про визначення запасного, слідчого судді за випадковим числом; підстави проведення повторного автоматизованого визначення запасного, слідчого судді; версія автоматизованої системи; час закінчення повторного автоматизованого визначення запасного, слідчого судді; тривалість автоматизованого розподілу.

Доступ для коригування протоколу та звіту щодо повторного автоматизованого визначення запасного, слідчого судді автоматично блокується автоматизованою системою.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо повторного автоматизованого визначення запасного, слідчого судді автоматизованої системи не може бути обмежений.

Протокол повторного автоматизованого визначення запасного, слідчого судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Звіт може бути роздрукований для використання в суді.

14. Передача судових справ для подальшого розгляду суддею (колегією суддів)

Після автоматизованого розподілу судових справ автоматизованою системою відповідальна особа суду не пізніше наступного робочого дня передає судові справи визначеному автоматизованою системою головуючому судді (судді-доповідачу).
Інформація щодо процесуальних дій та судових рішень вноситься до автоматизованої системи відповідним користувачем автоматизованої системи.

15. Надання інформації про стан розгляду судових справ

На виконання вимог закону надається інформація щодо дати надходження судової справи до суду, єдиного унікального номера судової справи, номера провадження (за наявності), прізвища учасників процесу, дати та часу призначення судової справи до розгляду, місця проведення судового засідання, дати розгляду судової справи, а також інформація про надходження апеляційних чи касаційних скарг, заяв про перегляд судових рішень за нововиявленими обставинами, за виключними обставинами.
Видача копії судового рішення здійснюється відповідно до процесуального законодавства і Закону України «Про доступ до судових рішень».
Виконавчий документ формується в автоматизованій системі та видається судом, який ухвалив відповідне рішення, в паперовій або електронній формі, в порядку, визначеному процесуальним законодавством.
На вебпорталі судової влади України щоденно оприлюднюється така інформація:

- список судових справ, призначених до розгляду (дата та час розгляду судової справи; склад суду; єдиний унікальний номер судової справи; сторони у справі; суть судової справи). У разі, якщо суд розташований в декількох приміщеннях, у списку зазначається адреса приміщення суду.

- список апеляційних скарг (єдиний унікальний номер судової справи; дата надходження судової справи; сторони у судовій справі; дата надходження апеляційної скарги; дата надсилання судової справи до апеляційного суду). Такий список оприлюднюється на вебсайтах місцевих судів;

- список автоматично розподілених судових справ (єдиний унікальний номер судової справи; дата надходження судової справи; дата визначення складу суду; склад суду; сторони у судовій справі; суть судової справи);

- інформація щодо стадій розгляду судових справ (назва суду; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження; дата реєстрації; склад суду; сторони у судовій справі; суть судової справи; стадія розгляду судової справи; звіт про автоматизований розподіл судової справи);

- інформація щодо офіційного оприлюднення оголошень у справах.

Не оприлюднюється інформація щодо сторін та суті судової справи, якщо таке обмеження встановлено чинним законодавством.

Списки формуються автоматично на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації.

16. Надсилання електронних документів до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ

16.1. Електронні примірники судових рішень, засвідчені КЕП, направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень у порядку, визначеному Порядком ведення Єдиного державного реєстру судових рішень.

16.2. Надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ здійснюється автоматизованою системою в автоматичному режимі відповідно до регламентів, затверджених спільними наказами ДСА України та відповідних державних органів і установ.

17. Забезпечення безпеки автоматизованої системи та моніторинг її функціонування

Забезпечення захисту інформаційних ресурсів автоматизованої системи здійснюється шляхом застосування засобів і методів технічного захисту інформації, впровадження організаційних та інженерно-технічних заходів комплексної системи захисту інформації, спрямованих на недопущення блокування інформації, несанкціонованого доступу до неї, її модифікації або спотворення.
Забезпечення цілісності та збереження інформаційних ресурсів автоматизованої системи здійснюється шляхом застосування відповідного програмного забезпечення і технічних ресурсів, комплексів, організаційних заходів.
Для підтримки працездатності автоматизованої системи, моніторингу її функціонування суди надсилають до адміністратора автоматизованої системи базу даних автоматизованої системи суду не пізніше наступного робочого дня після отримання від адміністратора автоматизованої системи відповідного запиту.
Доручення адміністратора автоматизованої системи щодо порядку функціонування автоматизованої системи в судах є обов’язковими до виконання.
Збори суддів відповідного суду за необхідності заслуховують керівника апарату суду з питань функціонування автоматизованої системи, стану розподілу судових справ з метою дотримання збалансованого навантаження суддів.
Інформація щодо стану навантаження на кожного суддю відповідного суду є відкритою для суддів цього суду та не може бути обмежена.

18. Прикінцеві та перехідні положення

18.1. Це Положення набирає чинності після погодження його Державною судовою адміністрацією з дня оприлюднення на офіційному сайти Ради суддів України.

18.2 3 дня набрання чинності цим Положенням втрачає чинність Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затверджене Рішенням Ради суддів України №25 від 02.04.2015 року з подальшими змінами та доповненнями.

18.3. Положення підпунктів 2.3.21, 2.3.28, 2.3.30 (абзац другий), 2.3.32, 2.3.34, 2.3.37, 2.3.41,2.3.47, 2.3.48 (абзаци перший та другий), 2.3.53 пункту 2.3, підпунктів 2.5.1, 2.5.7, 2.5.8 (абзац другий), 2.5.10 пункту 2.5 щодо роздрукування протоколів автоматизованого розподілу судової справи між суддями (додаток 1), автоматизованого визначення складу колегії суддів (додаток 2), автоматизованого визначення запасного судді (додаток 4), заміни основного судді запасним суддею (додаток 7), автоматизованого визначення слідчого судді (додаток 3), передачі судової справи раніше визначеному судді (додаток 8), повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями (додаток 9), повторного автоматизованого визначення запасного судді (додаток 10), слідчого судді (додаток 11), щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями (додаток 12), протокол попереднього відбору присяжних (додаток 5), автоматизованого визначення присяжних (додаток 6), неможливості визначення присяжних (додаток 13), заміни основного присяжного (додаток 6), не застосовуються у випадку прийняття суддею (суддею-доповідачем) рішення про формування та зберігання судової справи в електронній/змішаній формі. Відповідні протоколи зберігаються як електронні документи.

ЗАСАДИ ВИКОРИСТАННЯ АВТОМАТИЗОВАНОЇ СИСТЕМИ ДОКУМЕНТООБІГУ