Положення про канцелярію суду

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказом керівника апарату

Харківського районного суду Харківської області

 02.10.2017 №  05-02/ 107  

ПОЛОЖЕННЯ

ПРО КАНЦЕЛЯРІЮ

ХАРКІВСЬКОГО РАЙОННОГО СУДУ ХАРКІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ

І. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1.1.    Положення про канцелярію Харківського районного суду Харківської області (далі -  Положення) встановлює єдині засади діяльності, обсяг посадових обов'язків та основні вимоги щодо їх виконання, права та відповідальність працівників канцелярії Харківського районного суду Харківської області.

1.2.    Канцелярія Харківського районного суду Харківської області (далі - канцелярія) утворюється та функціонує в структурі апарату суду відповідно до ст. 155 Закону України «Про судоустрій і статус суддів».

1.3.    Канцелярія є структурним підрозділом Харківського районного суду Харківської області та підпорядковується керівнику апарату або заступнику керівника апарату суду відповідно дот розподілу обов’язків.

1.4.    Положення про канцелярію затверджується наказом керівника апарату суду.

1.5.    Зміни і доповнення до Положення вносяться керівником апарату суду.

1.6.    Робота канцелярії ведеться згідно затверджених планів роботи суду, Інструкції з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді АРК та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України 17 грудня 2013 року № 173 та інших нормативно-правових актів.

1.7.    У своїй діяльності канцелярія керується Конституцією України, Цивільним процесуальним кодексом України, Кримінально-процесуальним кодексом України, Кодексом адміністративного судочинства України, Законами України "Про судоустрій і статус суддів", "Про державну службу", "Про запобігання корупції" та іншими законами України, актами Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України, актами законодавства та нормативними документами, що регламентують діяльність судових органів та державної служби, постановами колегії, наказами, інструкціями та рекомендаціями територіального управління державної судової адміністрації у Харківській області, Інструкції з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді АРК та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України 17 грудня 2013 року № 173 (далі – Інструкція з діловодства), посадовими інструкціями, Правилами поведінки працівників суду, іншими нормативно-правовими актами та цим Положенням. 

1.9.    Канцелярія, в інтересах всебічного і комплексного забезпечення виконання визначених цим Положенням завдань та функцій, співпрацює з іншими структурними підрозділами апарату суду.

ІІ.ОСНОВНІ ЗАВДАННЯ ТА ФУНКЦІЇ КАНЦЕЛЯРІЇ

• Забезпечує щоденне прийняття, реєстрацію, розподіл вхідної кореспонденції, що подається до суду з дотриманням загальних правил ведення діловодства  в  суді та  порядку роботи з документами з моменту їх надходження чи створення в суді  до  надіслання за призначенням  або  передавання  в  архів суду, звернення до виконання судових рішень.
• Здійснює документальне забезпечення роботи суду та суддів.
• Забезпечує належний прийом, реєстрацію справ, заяв та інших передбачених законом документів (заяв, клопотань, скарг тощо), що подаються до суду та їх передачу суддям на підставі даних автоматизованої системи документообігу суду.
• Забезпечує передачу зареєстрованих документів працівникам апарату суду  на виконання під розписку.
• Забезпечує своєчасне введення до автоматизованої системи документообігу суду достовірних даних.
• Забезпечує оформлення обкладинок справ та формування документів судових справ та справ загального діловодства відповідно до встановленого Інструкцією з діловодства порядку.
• Забезпечує ведення журналів (протоколів) судового засідання, фіксування судового процесу (судових засідань) технічними засобами, проведення відеоконференцзв’язку.
• Забезпечує розсилання в установленому порядку судових рішень, а також судових повідомлень та викликів.
• Здійснює підготовку і складання документів відповідно до чинного законодавства України та Інструкції з діловодства.
• Забезпечує реєстрацію та відправку вихідної кореспонденції, що направляється судом.
• Забезпечує ведення документів первинного обліку, номенклатурних справ та відповідає за достовірність та своєчасність їх складання та оформлення.
• Забезпечує облік та зберігання судових справ, речових доказів, документів первинного обліку.
• Забезпечує приймання, облік, реєстрацію апеляційних скарг.
• Здійснює роботу щодо направлення судових справ із скаргами, поданнями до судів вищих інстанцій та повідомлення учасників процесу про день, час та місце розгляду справ (в разі необхідності).
• Забезпечує своєчасне та якісне звернення судових рішень до виконання та здійснює контроль за одержанням повідомлень про їх виконання та своєчасне приєднання до судових справ.
• Забезпечує облік виконавчих документів, які передаються для виконання до органів державної виконавчої служби; здійснює відкликання виконавчих документів у разі припинення виконання.
• Забезпечує своєчасне виконання постанов про помилування.
• Здійснює контроль за своєчасною здачею судових справ до канцелярії суду, проведення аналітичної роботи щодо строків здачі справ до канцелярії суду, підготовка відповідних пропозицій з удосконалення цієї роботи.
• Подає керівнику апарату суду пропозицій щодо складання номенклатури справ суду, їх узагальнення.
• Забезпечує підготовку та передачу до архіву суду судових справ за минулі роки, провадження у яких закінчено, а також іншої документації канцелярії суду за минулі роки.
• Здійснює прийом, реєстрацію, облік звернень громадян, фізичних та юридичних осіб, об'єднань громадян, за дорученням керівника апарату або голови суду здійснює підготовку проектів відповідей на звернення.
• Веде облік та контроль за виконанням судових доручень, що надійшли з інших судів України та іноземних держав.
• Забезпечує ведення обліково-статистичних карток в електронному вигляді, забезпечення внесення до обліково-статистичних карток відповідної та повної інформації.
• Здійснює статистичну та аналітичну роботи суду, у тому числі з питань організації діловодства в суді.
• Організовує та здійснює підготовку довідок, інформацій для використання в діяльності суду, на оперативних нарадах, при проведенні перевірок канцелярій суду, на звернення інших відомств.
• Проводить аналіз стану діловодства в суді за підсумками кожного звітного періоду, розробляє пропозиції з підвищення рівня цієї роботи.
• Забезпечує зберігання документів, які надійшли до канцелярії суду.
• Здійснює прийом громадян, видачу копій судових рішень, інших документів, які зберігаються в канцелярії суду та судових справ для ознайомлення учасникам судового розгляду відповідно до встановленого порядку.
• Приєднує до судових справ, які зберігаються в канцелярії суду, документи, що підтверджують виконання судових рішень.
• Забезпечує своєчасну та належну доставку за призначенням судових справ, іншої судової документації.
• Організує ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом згідно з вимогами відповідної інструкції.
• Розробляє заходи, спрямовані на вдосконалення діловодства, організацію роботи з документального забезпечення діяльності суду.
• За дорученням керівника апарату суду, здійснює контроль за виконанням окремих розділів плану роботи суду.
• Виконує доручення керівника апарату суду щодо організації роботи канцелярії.
• Виконує інші функції, визначені Інструкцією з діловодства та посадовими інструкціями.

ІІІ. СТРУКТУРА ТА ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ КАНЦЕЛЯРІЇ

3.1.    Структура, чисельність працівників канцелярії визначаються штатним розписом Харківського районного суду Харківської області, затвердженим у встановленому законом порядку територіальним управлінням Державної судової адміністрації України у Харківській області і має забезпечувати якісне виконання покладених на канцелярію завдань і функцій.

3.2.   До складу канцелярії входять: старший секретар суду, секретарі суду, секретарі судових засідань, діловоди, архіваріус та кур’єр.

3.2      За структурою до складу канцелярії входять підрозділи - канцелярія з цивільних та адміністративних справ, канцелярія з кримінальних справ, канцелярія з справ про адміністративні правопорушення.

3.3.  Канцелярію очолює старший секретар суду, який призначається на посаду і звільняється з посади наказом керівника апарату суду з дотриманням вимог законодавства про державну службу та трудового законодавства.

3.4.    Старший секретар суду: 

• планує роботу канцелярії, здійснює керівництво діяльністю канцелярії і несе персональну відповідальність за виконання функцій і завдань, покладених на канцелярію;
• контролює заповнення обліково-статистичних карток працівниками суду, відповідальними за реєстрацію та авторозподіл справ;
• контролює своєчасне отримання вхідної кореспонденції працівниками суду, отримання та направлення апеляційних скарг, заповнення журналів реєстрації вхідної кореспонденції, обліку апеляційних скарг у цивільних справах, кримінальних справах і справах про адміністративні правопорушення та реєстрації вхідної електронної кореспонденції;
• своєчасно готує та направляє до територіального управління Державної судової адміністрації України у Харківській області звіти стосовно списання поштових марок, дисків, тощо;
• розподіляє обов'язки між працівниками канцелярії, а у разі службової необхідності проводить перерозподіл обов'язків між ними, забезпечує планування роботи, належний рівень службової дисципліни, організовує взаємодію з іншими структурними підрозділами суду;
• організовує роботу і забезпечує контроль за своєчасним виконанням працівниками канцелярії завдань, плану роботи суду, доручень керівництва суду;
• забезпечує вдосконалення методів роботи канцелярії, своєчасне проходження і опрацювання документів;
• представляє канцелярію на зборах та нарадах працівників апарату суду;
• здійснює інші повноваження із забезпечення діяльності суду, передбачені посадовою інструкцією та цим Положенням.

3.5      Керівництво підрозділами канцелярії покладається на відповідних секретарів суду, визначених наказом керівника апарату суду.

3.6.    Керівники підрозділів канцелярії: 

• планують роботу підрозділів, здійснюють керівництво діяльністю і несуть персональну відповідальність за виконання функцій і завдань, покладених на підрозділ;
• розподіляють обов'язки між працівниками підрозділу, а у разі службової необхідності проводять перерозподіл обов'язків між ними, забезпечують планування роботи, належний рівень службової дисципліни, організовують взаємодію з іншими структурними підрозділами суду;
• організовують роботу і забезпечують контроль за своєчасним виконанням працівниками канцелярії завдань, плану роботи суду, доручень керівництва суду;
• забезпечують своєчасне проходження і опрацювання документів;
• представляють підрозділи на зборах та нарадах працівників апарату суду;
• здійснюють інші повноваження із забезпечення діяльності суду, передбачені посадовою інструкцією та цим Положенням.

3.7.  У разі відсутності старшого секретаря та керівників підрозділів, або неможливості здійснення ним своїх повноважень, їх обов'язки виконує працівник канцелярії суду, призначений керівником апарату суду.

3.8.    Працівники канцелярії призначаються на посади та звільняються з посад наказом керівника апарату суду з дотриманням вимог законодавства про державну службу та трудового законодавства.

3.9.    Документація канцелярії ведеться відповідно до установленого в суді порядку та згідно із затвердженою номенклатурою справ, Інструкцією з діловодства.

1. ПРАВА ТА ОБОВ'ЯЗКИ ПРАЦІВНИКІВ КАНЦЕЛЯРІЇ.

4.1. Права та обов’язки працівників канцелярії суду визначаються їх посадовими інструкціями, затвердженими керівником апарату суду.

4.2. Працівники канцелярії відповідно до їх прав та обов'язків, визначених посадовими інструкціями, наказами керівника апарату, вносять до АСДС КП «Д-3» передбачену Положенням про автоматизовану систему документообігу суду інформацію та згідно із законодавством несуть відповідальність за її достовірність.

4.3   Працівники канцелярії мають право:

• користуватися правами і свободами, передбаченими Конституцією України, Законами України «Про судоустрій і статус суддів», «Про державну службу» та іншими актами законодавства;
• отримувати матеріально-технічне забезпечення для виконання покладених на нього обов'язків та завдань;
• в установленому порядку отримувати від працівників суду інформацію, необхідну для виконання посадових обов'язків;
• вносити в межах своєї компетенції пропозиції щодо вдосконалення роботи суду;
• брати участь у нарадах та зборах трудового колективу суду.

4.4. Працівники канцелярії наділені іншими правами, визначеними посадовими інструкціями.

4.5.    Працівники канцелярії зобов'язані:

• виконувати вимоги цього Положення та забезпечувати конфіденційність інформації, яка стала їм відома при виконанні службових обов'язків;
• забезпечувати організацію, своєчасне і якісне виконання дорученої їм роботи;
• дотримуватися Конституції та законів України, інших нормативно-правових актів, вимог Присяги державного службовця, Інструкції з діловодства Правил поведінки працівника суду, посадових інструкцій, правил охорони праці та протипожежної безпеки, інструкцій по роботі з документами, вимог інших документів, які стосуються роботи суду;
• дотримуватись встановлених правил ведення діловодства;
• виконувати свою роботу у взаємодії з працівниками інших структурних підрозділів;
• використовувати комп'ютерну техніку та засоби оргтехніки з метою підвищення ефективності та якості своєї роботи, суду в цілому;
• постійно підвищувати свій професійний рівень та ділову кваліфікацію.

1. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ

5.1.    Працівники канцелярії відповідно до Кодексу законів про працю України, Законів України «Про державну службу» та «Про запобігання корупції» несуть відповідальність за порушення трудової дисципліни, невиконання або неналежне виконання (несвоєчасне, неякісне тощо) посадових обов’язків i завдань, бездіяльність або недобросовісне використання наданих йому прав, порушення норм етики поведінки державного службовця та обмежень, пов’язаних з прийняттям на державну службу та її проходженням.